Звітність із вікіекспедицій поділяється на такі частини:

  • Фінансовий звіт
    • Оригінали чеків (Новою поштою в офіс «Вікімедіа Україна» у Києві)
    • Фото/скани чеків (електронною поштою)
  • Описовий звіт (на сайті ГО «Вікімедіа Україна»)

Після подання звіту потрібно повідомити комітет мікрогрантів про його подання (наприклад, листом за адресою events@wikimedia.org.ua). Поданий звіт розглядає та затверджує комітет мікрогрантів, після чого компенсовується основна сума гранту на вікіекспедицію.

Фінансовий звіт

ред.

Фінансовий звіт з детальним розписом по кожній статті витрат разом з (чеками, квитками, платіжками тощо) належить надіслати Новою Поштою за наступними реквізитами (відправка за рахунок отримувача, тобто «Вікімедіа Україна»):

Київ, +380673437434,
Отримувач: організація за кодом ЄДРПОУ "36628786"
ПІБ: "Представник"
Форма оплати: БЕЗГОТІВКОВИЙ розрахунок (за рахунок організації)
Відділення №31, вул. Князів Острозьких (колишня Московська), 5/2а

Скан-копії чи якісні фото платіжних документів висилайте за адресою: events wikimedia.org.ua

Шаблон фінансового звіту

ред.

Надсилати за адресою events wikimedia.org.ua

# Витрати на пальне
# Квитки на транспорт
# Оренда транспорту
# Харчування учасників вікіекспедиції
# Проживання
# Вхідні квитки в музеї, заповідники, галереї, виставки тощо
# Інші витрати (розписати які саме)
РАЗОМ: 

  Витрати, не підтверджені платіжним документом, НЕ БУДУТЬ відшкодовані!

Описовий звіт

ред.

Описовий звіт про вікіекспедицію створюйте на окремій сторінці сайту Вікімедіа Україна (не у Вікіпедії!) з назвою «Вікіекспедиції/Назва вікіекспедиції» за шаблоном, поданим нижче. Обов'язковими є: вікіфікація та категоризація новостворених статей Вікіпедії, Вікімандрів та Вікіновин (за наявності); наявність у статтях розділу «Джерела», навігаційних шаблонів та шаблонів-карток.

Перед написанням описового звіту новачки повинні створити власну сторінку користувача у Вікіпедії, на якій розмістити такий код: {{Учасник проекту Вікіекспедиції}}

Про будь-яку публікацію учасниками вікіекспедиції матеріалів, отриманих в ході вікіекспедиції в журналах, газетах, веб-ресурсах тощо повідомляти на адресу: events wikimedia.org.ua


Шаблон описового звіту

ред.
=== Вступ ===
Короткий загальний опис мети і задач вікіекспедиції, учасники, результати і наслідки.
=== Учасники ===
Зазначити ніки учасників та їхню роль.
=== Описовий звіт ===
Кожний день розписати окремо — що планували, чим займались, що вдалось/не вдалось зробити і яка причина, детальний маршрут
==== День перший (ДД-ММ-РРРР) ====
==== День другий (ДД-ММ-РРРР) ====
…
=== Матеріали отримані та поліпшені в результаті Вікіекспедиції ===

{| class="wikitable sortable"
|+ Заплановані/Отримані результати
|-
! Заплановане (із заявки) !! Виконане !! Примітки
|-
| N показник1 || - || -
|-
| N показник2 || - || -
|-
| N показник3 || - || -
|}

==== Створені статті у Вікіпедії ====
# кожна стаття окремим рядком
==== Поліпшені статті у Вікіпедії ====
# кожна стаття окремим рядком
==== Створені статті у Вікімандрах ====
# кожна стаття окремим рядком
==== Поліпшені статті у Вікімандрах ====
# кожна стаття окремим рядком
==== Вікіновини (факультативно) ====
* посилання на статтю на вікіновинах
==== Проілюстровані статті у Вікіпедії ====
# кожна стаття окремим рядком
==== Статті, до яких додано відео ====
# кожна стаття окремим рядком
==== Галерея медіафайлів ====
Подаються ВСІ фото, відео, аудіо- та інші медіафайли створені впродовж вікіекспедиції або під час підготовки до написання цього звіту. Пишеться загальна кількість і окремо розписано скільки фото, відео, аудіо- та інше.
<center><gallery>
Файл:|
Файл:|
Файл:|
Файл:|
Файл:|
Файл:|
</gallery></center>
[[Категорія:Вікіекспедиції]]
==== Фото, номіновані на статус якісного (факультативно) ====
# посилання на сторінку номінації
=== Блогдопис ===
Подати інформацію звіту у формі оповідання, включити найцікавіші факти та ілюстрації. Надіслати електронною поштою на адресу events@wikimedia.org.ua; тут поставити позначку, що надіслано.