Affiliate Chairpersons meeting (Prague 2018)

Зустріч голів Правління відбулася 24 та 25 листопада 2018 в Празі (Чехія). Від Вікімедіа Україна було делеговано користувачку JTs. Також, на заході була присутня користувачка antanana (представниця фонду Вікімедіа).

Групове фото

• Посилання на Еtherpad (англійською)
• Матеріали із заходу на Google Диску (англійською, неможливо завантажити на Вікісховище)

Перший день

Конрад розповідає про лідерство

Модератором був Koenraad Van Brabant. Головним питанням було як бути ефективним головою для свого правління?

Ефективне та відповідальне правління. Лідерство та співучасть

Індикатори ефективного правління:

• Залучені люди
• Лідерство
• Самооцінка
• Правильне управління часом
• Не докопуються до деталей
• Спільне розуміння стратегічного плану
• Прийняті рішення є раціональними і не без причин
• Взяття відповідальності за прийняті рішення
• Рішення не завжди одностайні
• Інклюзивність — почуті різні думки

Обов'язки правління

• Визначення стратегічного напряму
• Встановлення річних цілей
• Дотримання законодавчих вимог
• Фінансова життєздатність
• Займатись HR і контролювати працівників (в т.ч призначати та звільняти)
• Забезпечити професійний розвиток працівників
• Підвищувати амбіції організації на наступний рівень
• Управління репутацією і ризиками
• Створення впевненого середовища у правління
• Лобіювання вільних знань через державні установи
• Інші види співпраці
• Забезпечити різноманітність у правлінні та у спільноті
• Визначення політик
• Підписання угод з іншими організаціями
• Підготовка майбутніх правлінців і передача справ (onboarding & unboarding)
• Відповідальність перед один одним

Відповідальність. Правління несе відповідальність перед:

• Членами організації і спільноти
• Державою — дотримання національних законів, подача фінансових та щорічних звітів до урядових установ і т.п.
• Заінтересованими сторонами (стейкхолдерами) і волонтерами
• Фінансовими установами
• WMF
• Донорами грошей

Досвід самоаналізу

• Польща: Скрам-дошки через Trello для правління і працівників, на яких відмічається, що вийшло чи не вийшло
• Нідерланди:
  • Розгляд питання різноманітності
  • Опитування для визначення думки спільноти щодо роботи чаптеру
• Норвегія:
  • Щорічний огляд процесів правління і виконавчого директора (ED)
  • Щорічна розмова голови правління і ED
• Австрія:
  • Опитування спільноти
  • 360-градусний відгук для працівників (3 прості питання:
    • Що працівник робить добре?
    • Що він може покращити в своїй роботі?
    • Яку одну пораду він міг би відразу реалізувати?

Про вміння публічно говорити

Конрад також розповідав про важливість володіння ораторським мистецтвом і вміння розповідати цікаво. Деякі поради: звертайтеся до публіки, коли говорите; розпочніть з невеликої історії, додавши гумору і легкості; не забувайте про зоровий контакт; просторові налаштування — позиціюйте себе правильно. Хорошим джерелом знань з цієї теми є книга від власника TED Conferences The Official TED Guide to Public Speaking Кріса Андерсона.

Внутрішнє лідерство

Лідер — людина, що може задати хороше питання по суті. Задавання правильних питань є надзвичайно корисним інструментом.

Функціонального опису посади недостатньо. Рекомендоване визначення ролей за тестом Belbin Team Inventory:

Ролі, орієнтовані на мислення (і вирішення проблем)

• Генератор ідей/Plant: інновації і ролі, воліє працювати наодинці
• Оцінювач-контролер/Monitor Evaluator: відділяє хороші ідеї від поганих
• Спеціаліст/Specialists: навички в певній роботі

Ролі, орієнтовані на дії

• Підприємець/Shaper: дотримується норм, бере лід, мотивує команду
• Імплементатор/Implementer: виконавці ідей від Генераторів
• Завершувач/Completer Finisher: Завершує завдання, виправляє, додає деталі

Ролі, орієнтовані на людей

• Координатор/Coordinator: лідери команди від природи
• Людина команди/Team Worker: дипломат, примає команду разом
• Дослідники Ресурсів/Resource Investigator: знаходить зовнішні ресурси

Причини погано функціонучої команди:

• різні очікуванні і цілі
• дефіцит часу (примарні правлінці і члени організації)
• непорозуміння щодо ролей
• дефіцит готовність до компромісу
• дефіцит можливостей
• дефіцит зобов'язання
• дефіцит appreciation
• непорозуміння через дефіцит комунікацій чи їх неадекватну природу
• небажання слухати
• неповага до конфіденційності.

5 найпоширеніших токсинів у відносинах:

• Звинувачення (Blaming)
• Захисна поведінка (Defensiveness)
• Обструкціонізм (Stonewalling)
• Зневага (Contempt)
• Флудінг (Flooding)

Критика Як сказати зауважити людині про її неправоту? Якою має бути критика, щоби людина отримала з цього користь?

• Чесна
• Ввічлива
• Завершена (без недосказаності)
• Орієнтована на певну проблему або конкретну поведінку
• Конструктивна і з пропозиціями щодо вдосконалення
• В правильний час
• Містить і позитивне
• З поясненням потреби, мотивувальна

Часті помилки при наданні критики

1. Судить людей, а не дії
2. Занадто нечітка
3. Перебільшена узагальненням
4. Аналізує мотиви поведінки
5. Занадто довга
6. Містить недоречний гумор
7. Є питанням, а не твердженням

Другий день

Функціональне врядування

Ненасильницьке спілкування

• Слухати (глибоко і з емпатією; лідер, що задає питання / відповіді, а не реакції)
• Давати критику (емоційний інтелект)

Командний протокол конфліктів

• Коли виникає конфлікт, яку поведінку ви хочете моделювати?
• Як тримати себе відповідальними щодо робочої домовленості?

Командне зобов'язання один одному

• Як ми хочемо працювати разом?
• Які у нас очікування щодо один одного?

Це може бути певна збірка зобов'язань, яка міститиме правила поведінки і встановлюватиме допустимі межі для комфортної атмосфери співпраці.

Про невдачі

Що таке невдача? Це несподівані результати від нас, їх чи форс-мажору ... Чи фіксуємо ми невдачі? Хто і як розпізнає невдачі? Невдача - це матеріалізація ризику. Чи налаштований процес лессенс-льорнд з них? Як ми передаємо ці знання? Працівники мають повідомляти правління про невдачі. Приклади невдач:

1. Проблеми найму. Правління повинне проводити інтерв'ю людей, що звільняються, аби розуміти причину. WMF і WMIT це роблять.
2. Визначення пріоритетів, особливо, якщо ваше фінансування є зовнішнім (коли треба робити, що донор хоче).
3. Проблеми з утвердженням стратегічного плану. Рішення: створити робочу групу поза правлінням.
4. Не визнання можливостей збудувати більший чаптер, залишаючись в зоні комфорту, підхід "зроби це сам". Але можна зробити набагато більше, ставши зрілою організацією (і це не про роки).
5. Відносини між правлінням і виконавчим директором: фіксуйте чіткі цілі, створюйте план роботи і її критерії оцінювання. Правління має бути в курсі, що ED і працівники роблять. Встановіть правильні очікування, цілі, політики і ретельно слідкуйте за їх виконанням.

Вчіться на помилках. Помиляйтесь швидко, вчіться швидко, рухайтесь вперед швидко. Джерело: John C. Maxwell. "Failing Forward: Turning Mistakes Into Stepping Stones for Success". 

Тренінг для нових правлінців (2019)

Тім і Франс планують провести дводенний тренінг для правлінців 1-2 квітня 2019 року в Берліні. Він буде після конференції Wikimedia Summit. Цільова аудиторія — нещодавно обрані члени правління. Представлена перша чернетка програми + порівняння з тренінгами, що проводились раніше. Було погоджено, що оплата в розмірі 150€ є прийнятною. Орієнтовно, це буде одна людина від організації. Запрошення надішлють в грудні.

Вирішення конфліктів між чаптерами

Філіп запропонував створити групу, що буде діяти як посередник між конфліктними організаціями. Конрад зауважив, що для цього є такі ролі:

• Арбітр — повинен мати повноваженнями
• Посередник — протагоніст, що керує процесом
• Фасилітатор — не зацікавлена у підсумках людина, що не представляє інтереси жодної з груп-учасників і не бере участі в обговоренні, але контролює комунікацію організацій.

Але обидві сторони конфлікту мають бажати його вирішення. Було вирішено сформувати невелику робочу групу.

Корисні посилання

Про командні ролі

• "Leadership, Management & Personal Development Training". Expert Program Management. Retrieved 2018-11-11. 
• "О Belbin Team Roles". belbin.com.ua. Retrieved 2018-11-11. 
• Р. А. Муха (2015). "КОМАНДА, ЇЇ СУТНІСТЬ ТА ОСОБЛИВОСТІ РОЗВИТКУ". economy.nayka.com.ua. Ефективна економіка №8 2015. Retrieved 2018-11-11. 

Про токсичні відносини

• Ellie Lisitsa (April 23, 2013). "The Four Horsemen: Criticism, Contempt, Defensiveness, and Stonewalling". Retrieved 2018-11-12. 

Про критику

• Максим Ильяхов. "Три закона критики". maximilyahov.ru. Retrieved 2018-11-12.