International Board Retreat 2018

Зустріч членів Правління європейських відділень в Утрехті (Нідерланди), 24 та 25 лютого 2018.

Представник Організації: NickK

Представники інших відділень: Філіп Копецкі (Австрія), Тім Моріц Гектор (Німеччина), Джейзі Фрейзер (Велика Британія), Войтех Достал (Чехія), Матіас Бломгрен (Швеція), Міхал Бучинський (Польща), Франс Грейзенхаут (Нідерланди).

Основні теми:

Ідеї щодо розвитку організацій: m:Board Member Support як основний ресурс
Розвиток системи афілійованих організацій
Розвиток фінансової системи (гранти, пожертви)
Роль відділень у стратегії руху до 2030 року

Звіт є частково конфіденційним: https://docs.google.com/document/d/1RneCEYrjaUmRqlnGWAMurynivTFcOnUUAciThew3IIg/edit

Відкрита частина звіту:

Ідеї щодо розвитку організацій

Задокументовані права/обов'язки правлінців, працівників і волонтерів: m:Learning patterns/Division of tasks and responsibilities between board, staff and volunteers

Розвиток і проблеми організацій.

Чотири етапи розвитку: Піонерська (неорганізований вікірух) -> Диференціація (формальна структура організації) -> Інтеграція -> Асоціація.
Чаптери і спільноти взагалі стають ексклюзіоністськими (все вищий і вищий бар’єр для входу)
Стратегія — це добре, але як зробити так, щоб волонтери нею зацікавилися й прислухалися до неї?

Вибір членів Правління:

очікування — людина повинна очікувати, що вона робитиме в правлінні з одного боку, і що її можуть не обрати з іншого боку
кооптація — деякі люди можуть допомогти правлінню, мають потрібні знання (напр., фінанси), але не дуже належать до спільноти — після кооптації таких людей зазвичай переобирає спільнота на наступні роки.
мати “опис посади” (job description) для членів правління. Допомагає не лише для кооптації, а й узагалі
добре мати в правлінні когось, хто працює в керівній ролі в реальному житті
Сформувати «комітет виборів». Складається з волонтерів, цей комітет обирають ЗЗ, він шукає кандидатів до правління на наступний рік.

Вибір працівників:

складний процес — відкритість проти конфіденційності, потрібно мати трохи професійності для пошуку працівників
пріоритизація — ми навряд чи знайдемо ідеал, треба розставити пріоритети, від чого готові відмовитися.
для обрання можна залучати неправлінців, які мають відповідний досвід. Можна питати працівників інших чаптерів (викондир іншого чаптера опитує кандидатів на викондира). Варіант — при обранні працівників сформувати комітет з мінімум одного правлінця, волонтера-неправлінця й існуючого працівника.
дуже важливо, щоб було нормально з соціалізацією, якщо працівник буде мати стосунки зі спільнотою (щоб не посварилися). Якщо менеджер по спільноті — має й ходити на вікізустрічі та ні з ким там не сваритися.
коли брати викондира? Викондир — якщо кілька працівників, і керівництво ними йде не дуже добре. Зазвичай починають з офіс-менеджера або викондира. Якщо починати з менеджера проектів — дуже велике навантаження на структуру, і у правлінні хтось має виділити достатньо часу. Викондир = потрібен кількарічний план.

Стосунки між правлінцями і працівниками:

Комітет з трьох членів (1 з правління, 1 із ЗЗ, 1 від працівників), який слідкує за дотриманням кодексу гарного управління організацією. Фактично стосунки правління-працівники визначаються цим кодексом.
На майбутнє — правління визначає чіткий річний план та вказує працівникам, над якими акцентувати увагу.
Професійний розвиток працівників — давати можливість працівникам розвивати і здобувати нові знання. Переконатися, що у них є можливість здобути знання, які потрібні з розвитком роботи.
Слідкувати за змінами в законодавстві, що їх контракти досі юридично відповідні.

Розвиток організації: m:Board Member Support

Перегляд стратегії — приблизно раз на 3 роки

Розвиток стосунків з іншими організаціями.

Розвиток системи афілійованих організацій

Резюме підготовлено Тімом Моріцом Гектором: m:Development of organisations of the Wikiverse – what do we need to evolve?. Основні ідеї:

Обдумати наші поточні структури підтримки та змінити їх так, щоб поліпшити співпрацю між афілійованими організаціями.
Просувати здоровий, сталий організаційний розвиток як основу гарної участі в русі Вікімедіа
Інвестувати більше грошей, часу та зусиль в організаційний розвиток в усьому русі, щоб підвищити співпрацю між афілійованими організаціями, краще використовувати знання та ресурси, та підтримувати професійні умови праці. Сильніші та впевненіші організації зможуть краще залучати людей з різними бекграундами для створення сильних і здорових спільнот.

Розвиток фінансової системи (гранти, пожертви)

Резюме підготовлено Міхалом Бучинським та Миколою Козленком: m:Development of organisations of the Wikiverse – how should we disseminate the funds?. Основні ідеї:

Фінансова підтримка афілійованих організацій мала б іти разом з нефінансовою (організаційною)
Грантові команди (волонтери, працівники Фонду) потребують більшої кількості ресурсів.

Це резюме, на жаль, застаріло, оскільки паралельно з його підготовкою було оголошено про зміни системи грантів на 2018/19 фінансовий рік.

Роль відділень у стратегії руху до 2030 року

Ми маємо стратегічний напрямок, що далі?

Equity = кожен отримує те, що йому потрібно. Це не equality - коли кожен отримує одне й те саме - а саме equity, коли кожен отримує за потребами. По суті це “врівняння шансів”. http://broccolicity.com/education-the-search-for-equity-not-equality/

У нас є:

стратегічний напрямок
є багато фідбеку та досліджень
реальна можливість для змін
сильна спільнота й стосунки між спільнотами та групами руху
певний інтерес до подальшого напрямку

Наступний план:

07/2017 - 06/2018 - робота над стратегією
07/2018 - 06/2019 - перехідний період
07/2019 - 06/2020 - перший рік нової стратегії

Що буде на другому етапі:

Визначити, що ми можемо змінити на кожному рівні
Що нам потрібно змінити в наших ролях, ресурсах та відповідальностях?
Як ми контекстуалізуємо та впроваджуємо цей напрямок у наших відділеннях? Які наші перші пріориттети?
Які пріоритети окремих проектів та для пересічних дописувачів?

Питання: як ми як організації та рух працюємо одні з одними?

У квітні—липня 2018 буде зібрана головна команда (переважно з вікімедійців та представників афілійованих організацій, а не зовнішніх людини), робочі групи (6-8 робочих груп, до 10 в групі — волонтери, працівники та зовнішні експерти, лідер-працівник чаптера, запуск у Берліні), будуть задокументовані зусилля, багатомовні дискусії, обговорення на Вікіманії та в Берліні. Підсумком будуть рекомендації для всього руху.

На цьому етапі ми визначатимемо, як досягти успіху у впровадженні цього стратегічного напрямку, а не переосмислюватимемо його.

Основні теми:

Ролі: як наші ролі й цілі зміняться (наприклад, національне представництво?)
Ресурси: що зміниться в розвитку, навчанні, заходах, фінансах, розподілах коштів
Обов’язки : локальні, регіональні й глобальні