Загальні збори №11/Звіт Ревізійної комісії

---

Загальні збори 2017: Загальні збори №11 • Реєстрація учасників • Звіт Правління • Фінансовий звіт • Звіт РК • Акт інвентаризації майна • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Місце проведення • Порядок денний і регламент • Напрямки діяльності на 2018 • Протокол • Фото • etherpad: 23-12 24-12

---

Фінансовий аналіз діяльності Організації

Активи організації станом на 25 грудня 2016 року:

• 116709 грн
• 6526,32 USD

Активи Організації станом на 23 грудня 2017 року:

• 270018,18 грн
• 12990,26 USD

Надходження на рахунки Організації

• 5863 грн — благодійні членські внески
• 2500 грн — добровільна пожертва на статутну діяльність Організації
• 78700 USD — APG грант Фонду Вікімедіа на 2017 рік.

Щодо гранту на 2017 рік:

• грантова заявка: m:Grants:APG/Proposals/2016-2017 round 1/Wikimedia Ukraine/Proposal form
• детальний кошторис: m:Grants:APG/Proposals/2016-2017 round 1/Wikimedia Ukraine/Proposal form/Detailed budget

З грантової заявки Організація у 2017 році недовикористала 15509.00 USD.

Аналіз роботи Правління та стану справ в Організації у 2017 році

Частина І. Позитивні моменти у діяльності Правління у 2017 році

Ревізійна комісія відзначає низку позитивних аспектів у роботі Правління Організації, серед яких:

• Відкритість засідань Правління для членів Організації та врахування під час ухвалення Рішень думки Ревізійної комісії та інших членів Організації
• Прозорість проведення кооптації члена Правління замість Павла Лакійчука, який подав заяву про припинення членства в Організації.
• Появу у Правлінні представниці жіночої статі, зважаючи на особливу увагу руху Вікімедіа на залучення дівчат та жінок до редагування Вікіпедії та інших форм активностей у русі Вікімедіа
• Прозорість та відповідність до законодавства проведення найму менеджерів проектів та нових працівників Організації
• Поліпшення ситуації із вступом нових членів до Організації (протягом 2017 року лави Організації поповнили 8 осіб)
• Розширення асортименту сувенірної продукції.

Частина ІІ. Моніторинг рекомендацій Загальних зборів Організації 2016 року від 25 грудня 2016 року

Зобов'язання складу Правління, яке працювало у 2016 році, та новообраного складу Правління Організації доопрацювати звіт Правління за 2016 рік та підготувати річний звіт (до кінця січня 2017 року)

• (контроль — 01 лютого 2017 року)

Ревізійна комісія інформує Загальні збори, що це зобов'язання Загальних зборів було виконано.

Про доручення Правлінню Громадської організації «Вікімедіа Україна» звернутися до членів Організації, які не сплатили членські внески щонайменше за 2 роки, до 31 грудня 2016 року з пропозицією сплатити їх до 31 січня 2017 року, після чого тих, хто не сплатив членські внески, виключити з Організації.

• (контроль — 01 лютого 2017 року)

Ревізійна комісія інформує Загальні збори, що це доручення Загальних зборів було виконано. У лютому загалом було виключено з Організації 11 осіб через несплату членських внесків щонайменше за 2 роки.

Рішення Правління №6/2017 від 6 лютого 2017: членство в Організації через несплату членських внесків протягом 4-х років Гвоздецького Євгенія Павловича було припинено 6 лютого 2017 року, а також автоматично було припинено 20 лютого 2017 року через несплату членських внесків щонайменше за 2 роки до цього дня таких осіб:

• Андрєйка Олександра Сергійовича
• Бондаренка Андрія Ігоровича
• Воробея Сергія Павловича
• Губенко Ксенії Олегівни
• користувача Serg Dorohoff
• Іванова Олександра Ярославовича
• користувача Alexorgua
• Мотичака Романа Стефановича
• Сидоренкова Євгенія Петровича
• Юрченка Олексія Васильовича

Поточна ситуація із членськими внесками.

Ревізійна комісія інформує, що дисципліна зі сплати членських внесків значно поліпшилась.

Зважаючи на минулорічну практику, Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• звернутись до користувачів Glorin та Helgi з проханням сплатити благодійні членські внески за 2016 та 2017 роки до 31 січня 2018 року, а у разі не сплати до цього часу, виключити з Організації.
• звернутись до інших членів Організації, які не сплатили благодійні членські внески за якийсь за 2017 рік або за контрийсь іншмй попередній рік з проханням сплатити членські внески.
• регулярно нагадувати членам Організації (не менше, ніж один раз на 3 місяці) про необхідність сплати благодійних членських внесків за поточний рік.

Про зобов'язання Правління Громадської організації «Вікімедіа Україна» проводити публічні обговорення щодо вступу нових членів до Організації

• (контроль — постійно)

Ревізійна комісія відзначає, що це зобов'язання Загальних зборів виконувалось протягом року.

Ревізійна комісія позитивно відзначає появу ширшої форми подання інформації про кандидатів у члени Організації, що дає можливість краще ознайомитись із внеском, зацікавленнями та фахом цих кандидатів, а також врахування Правлінням при ухваленні рішень щодо вступу аргументів всіх членів Організації, висловлених під час обговорення.

Про рекомендацію Правлінню Громадської організації «Вікімедіа Україна» розглянути можливість провести захід зі стратегування діяльності Організації на наступні 5 років.

• (контроль — 2017 рік)

Ревізійна комісія інформує Загальні збори, що цю рекомендацію Загальних зборів не виконано.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам Громадської організації «Вікімедіа Україна» зобов'язати Правління Організації провести захід зі стратегування діяльності Організації на наступні 5 років протягом лютого 2018 – лютого 2019 року.

Про рекомендацію Правлінню Громадської організації «Вікімедіа Україна» вжити заходів з відзначення 5-річчя національного конкурсу «Вікі любить Землю».

Ревізійна комісія відзначає, що ця рекомендація була виконана Правлінням: у прес-релізах та під час нагородження переможців було відзначено про те, що конкурс «Вікі любить Землю» 2017 року є ювілейним. Зважаючи на відсутність чітких критеріїв щодо способу відзначення з боку членів Організації, які запропонували цю рекомендацію, визначити наскільки якісно було проведено таке відзначення неможливо.

Ревізійна комісія рекомендує в подальшому членам Організації під час внесення подібних ініціатив обов'язково надавати конкретні якісні критерії для того, щоби Правління мало змогу визначити конкретні кроки для реалізації таких ініціатив, а Ревізійна комісія на основі таких метрик могла визначити ступінь виконання таких ініціатив.

Завершення розробки спеціальної програми для відображення фінансової звітності Організації в режимі реального часу

• (контроль — 2017 рік)

Ревізійна комісія інформує Загальні збори, що ця рекомендація не виконана.

За інформацією Голови Правління причина полягала у відсутності часу в нього доопрацювати таку програму, а також відсутність волонтерів, які могли би допомогти у цьому.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• у строк до 1 квітня 2018 року завершити розробку спеціальної програми для відображення фінансової звітності Організації в режимі реального часу;
• у разі неможливості власними силами завершити розробку у строк до 1 квітня 2018 року або винайняти підрядника для завершення розробки, або адаптувати для роботи якусь з наявних вільних відкритих програм цього призначення, або зобов'язати бухгалтера Організації за участі відповідальних членів та працівників Організації вручну додавати інформацію до форми фінансової звітності Організації в режимі реального часу.

Вжиття заходів Правлінням Організації щодо поліпшення організаційних моментів, пов'язаних з відповідальністю відповідальних за проекти ГО «Вікімедіа Україна»

Ревізійна комісія відзначає, що цього року в цілому поліпшилась робота з організаційних моментів, пов'язаних з відповідальністю відповідальних за проекти ГО «Вікімедіа Україна».

Водночас, Ревізійна комісія відзначає недостатні заходи Правління щодо контролю за цим аспектом.

Ситуація з конкурсом CEE Spring 2017

З 21 березня по 31 травня цього року проводилась українська частина конкурсу статей Wikimedia CEE Spring 2017. Згідно з Умовами конкурсу оголошення результатів мало відбутись до 30 червня, а нагородження — орієнтовно до 31 липня 2017 року. На практиці оголошення результатів відбулось 17 листопада, а нагородження переможців — 16 грудня. Затримка відбулась через затягування процесу оцінювання спричинене відсутністю подачі списку статей до оцінювання з необхідними метаданими одним з членів Оргкомітету (Богданом Мельничуком). Попри відкритість вихідного коду програмного забезпечення необхідного для цього інші члени організаційного комітету не взялись пришвидшити цей процес.

Ревізійна комісія наголошує на необхідності дотримання встановлених регламентів конкурсів.

Тому Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• постійно тримати на контролі питання, які пов'язані з відповідальністю відповідальними за проекти Організації, а також за особисті обіцянки або зобов'язання членів Організації перед Правління.
• формувати робочі органи Організації, зокрема, організаційні комітети таким чином, що кожну з функцій його роботи може в тій чи іншій формі виконувати принаймні два його члени.
• оперативно реагувати на проблеми організаційного характеру та самостійно або доручати робочим органам, зокрема, організаційним комітетам, вносити зміни в склад таких комітетів щодо заміни неактивних членів цих робочих органів на інших, які мають відповідні навички.

Поліпшення взаємодії Організації із засобами масової інформації та якістю PR-кампаній

• (контроль — постійно)

Ревізійна комісія відзначає недостатню роботу із засобами масової інформації. На думку, Ревізійної комісії було замало інформації для ЗМІ щодо тематичних тижнів, підтримуваних Організації. Крім того, Ревізійна комісія відзначає незадовільну роботу з блогом Фонду Вікімедіа щодо публікації постів про події в Україні.

Однією з причин цього є неактивність Олени Захарян, яка є Прес-секретарем Організації, а тому відсутність особи, яка мала би налагодити таку роботу.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління призначити відповідно до п. 5.29 Статуту Організації нового Прес-секретаря, якому надати доступ до розсилки Правління, права адміністратора на сайті Організації та доступ до каналів комунікації організаційних комітетів конкурсів за посадою, для чого внести зміни у відповідні рішення Правління, які регламентують доступ до розсилки Правління та перелік осіб із визначеними правами на сайті Організації.

Інцидент із Давідом Макішвілі у Twitter

22 жовтня 2017 року сторінка української Вікіпедії у Twitter повідомила, що в Києві «викрадено та переправлено чартерним рейсом у Грузію, добровольця АТО, полковника Давіда Макішвілі».

Цей твіт викликав обурення у низки користувачів Twitter, через що постраждала репутація україномовного розділу Вікіпедії. як у коментарях до твіту, так і у твітах користувачів твіттеру

Автором твіту був Анатолій Луцюк, який після зауваження щодо не нейтральності вислову з цим погодився. Також слід відзначити, що на написання твіту вплинули його особисті політичні вподобання.

Слід зазначити, що прямо Організація не має стосунку до функціонування цих сторінок, які функціонують без впливу Організації. Але Ревізійна комісія відзначає, що відповідно до п. 3.3. Статуту одним із завдань Організації є «Популяризація і сприяння діяльності Інтернет-проектів Вікіпедія, Вікісловник, Вікіцитати, Вікіновини, Вікіпідручник, Вікіджерела, Віківерситет, Віківиди, Вікісховище, та інших, започаткованих Wikimedia Foundation, Inc., що далі звуться "проектами Вікімедіа", особливо українською мовою, а також усіма іншими мовами, які вживаються етнічними групами, що традиційно проживають на теренах України», а тому Організація є відповідальною за імідж Вікіпедії та інших проектів Фонду Вікімедіа на території України, а також згідно із Статутом Організації, у першу чергу, проектів українською мовою.

Ревізійна комісія встановила, що:

• Анатолій Луцюк є членом Організації.
• відповідно до п. 4.7. підпункт 2 членство в Організації припиняється за вчинення дій, які суперечать статутним завданням Організації, або завдання шкоди репутації Організації.
• оскільки такі дії є одиничними і репутаційні втрати (попри обурення низки користувачів Twitter) визначити неможливо, то застосування пп. 2 п. 4.7. Статуту Організації щодо Анатолія Луцюка неможливе.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• розробити протягом 2018 року спільно з модераторами соціальних мереж проектів Фонду Вікімедіа українською мовою та спільнотою україномовних розділів проектів Фонду Вікімедіа правил наповнення цих соціальних мереж, зокрема, базуючись на принципах, засадах та правилах і настановах Вікіпедії, а також визначити систему стягнень (попереджень) для членів та не членів Організації та позбавлення прав модератора в разі порушення таких принципів;
• призначити відповідального зі складу Правління чи членів Організації (Прес-секретаря, менеджерів проектів, які є членами Організації тощо) за комунікацію в соціальних мережах та дотримання принципів наповнення соціальних мереж.

Ревізійна комісія оголошує попередження Анатолію Луцюку за вчинення дії через Twitter-сторінку україномовного розділу Вікіпедії, яке опосередковано завдало репутаційних втрат україномовному розділу Вікіпедії.

Ревізійна комісія застерігає членів Організації від вчинення подібних дій, як із твітом від 22 жовтня 2017 року, оскільки перше вчинення таких дій тягнутиме за собою оголошення попередження, а повторення таких дій матиме наслідком відкриття перевірки у справі порушення членом організації пп. 2 п. 4.7. Статуту Організації щодо рекомендації Правлінню припинити членство особи за вчинення дій, які суперечать статутним завданням Організації, або завдання шкоди.

Частина ІІІ. Моніторинг рекомендацій Ревізійної комісії під час звіту на Загальних зборах 2016 року

Вступ до громадських організацій через обговорення серед членів Організації

• Проводити обов'язкове обговорення таких кроків Організації як вступ до формальних та не формальних об'єднань громадських Організацій.
• Обов'язково оголошувати про обговорення та заплановане прийняття рішень щодо таких питань у наперед публікованих анонсах про засідання Правління.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія відзначає, що Правління Організації проводило обговорення щодо підписання угод / меморандумів з іншими об'єднаннями громадян або установами і організаціями шляхом обговорення в розсилці Правління та на відкритих засіданнях Правління, голосування щодо них проводились відкрито на сайті Організації, де до обговорення могли долучитись інші члени Організації, однак тексти меморандумів та інших відповідних документів не завжди подавались до розгляду членам Організації. Факту вступу до об'єднань Громадських організацій не було.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• Проводити обов'язкове обговорення таких кроків Організації як вступ до формальних та не формальних об'єднань громадських Організацій, а також підписання угод, меморандумів тощо про співпрацю з іншими громадськими об'єднаннями, установами, організаціями та установами.
• Обов'язково оголошувати про обговорення та заплановане прийняття рішень щодо таких питань у наперед публікованих анонсах про засідання Правління.
• Обов'язково публікувати на сайті Організації або надавати доступ електронними засобами комунікації членам Організації до проектів текстів таких документів.
• Обов'язково публікувати у Вікісховищі або на сайті Організації підписані від імені Організації подібні правочинні документи.
• Опублікувати у строк до 1 лютого 2018 року у Вікісховищі або на сайті Організації та підписані від імені Організації угоди, меморандуми тощо про співпрацю, які підписані до 24 грудня 2017 року включно.

Зменшення активності членів Правління впродовж року

проводити регулярний моніторинг активності членів Правління. У разі якщо помічено що хтось із членів Правління понад 2 рази пропускає заздалегідь оголошене засідання Правління не попередивши про це інших членів Правління, потрібно зв'язатись із цим членом Правління з'ясувавши обставини та спробувати відкоригувати час проведення засідань таким чином, щоб користувач зміг повернутись до регулярного відвідування засідань якщо причиною пропусків було виникнення обставин, що запобігають члену Правління бути присутнім у раніше домовлений час. Цю роль по підтримці комунікації з усіма членами Правління можна внести до завдань когось із проджект-менеджерів.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Резвійна комісія відзначає деякі позитивні зміни в роботі Правління порівняно з минулою каденцією, але разом з тим наголошує на відсутності члена Правління Тараса Рикмаса на засіданнях Правління

Активність Тараса Рикмаса

Член Правління Рикмас Тарас практично не відвідував засідання Правління, хоча брав участь у обговореннях на сайті Організації та в розсилці Правління. Ревізійна комісія відзначає важливість голосових обговорень справ Організації, оскільки це має кращу ефективність, зокрема щодо донесення всіх деталей проектів до членів Правління, на яких покладено право приймати рішення щодо них.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління проводити постійний моніторинг присутності членів Правління на засіданнях Правління та вчинення дій у разі пропуску членом Правління понад 2 разів заздалегідь оголошених засідань Правління щодо з'ясування причин пропуску та коригування часу проведення засідання Правління для запобігання пропусків членом Правління у визначений час, а також призначення відповідального за комунікацію серед членів Правління або менеджерів проектів.

Час розгляду проектів рішень Правління

• Ревізійна комісія радить Правлінню відповідальніше ставитись до обговорення та голосування щодо проектів рішень Правління, не забувати що проект можна проголосувати і до результату у його неприйняття.
• Ревізійна комісія вбачає за можливе уникати очікування голосів членів Правління понад попередньо встановленний час, зараховуючи голоси членів Правління, які протягом певного часу не проголосували, як «не голосував»/«утримався».

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія відзначає, що ситуація з перевищенням встановлених Правлінням вимог щодо часу, відведеного на голосування залишається незадовільною. У встановлений Правлінням час, відведений на голосування, відбуваються голосування рішень, які сформульовані під час засідань Правління. Інші голосування відбувались, здебільшого, поза встановлені Правлінням часові рамки, відведені на голосування Також Ревізійна комісія відзначає, що почастішали випадки не голосування членам Правління за кілька рішень поспіль (наприклад, Юрій Булка).

Також низку проектів рішень Правління на початку року було заархівовано без прийняття щодо них (проектів Рішень) будь-якого Рішення.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• уточнити час, відведений на проведення голосування щодо рішень Правління на сайті Організації (можливо, збільшити строк з 48 до 72 астрономічних годин);
• проводити постійний моніторинг щодо відповідальності членів Правління за не голосування без пояснення причин.

Великий час відповіді на листи, надіслані на адресу Правління (розсилку Правління)

Ревізійна комісія радить Правлінню приділяти особливу увагу вчасності відповіді на запити на розсилку Правління, особливо від нечленів Організації.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія відзначає позитивні зміни щодо цієї рекомендації.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• поставити на постійний контроль вчасність відповіді на запити на розсилку Правління, особливо не членів Організації.
• розглянути можливість переходу механізму обробки зовнішніх листів на систему обробки тікетів, як то Open-source Ticket Request System або її аналогів.

Контроль економічно обґрунтованих витрат коштів Організації

Ревізійна комісія рекомендує бережливіше ставитись до коштів Організації та проводити закупівлі майна лише в разі необхідності у цьому з оцінкою ситуації на момент здійснення оплати.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія констатує той факт, що Правління Організації цього року робило обґрунтовані закупівлі та ремонти техніки. Також Ревізійна комісія відзначає, що для громадських організацій відсутня законодавча необхідність проведення тендерів із закупівель. Водночас, низка великих компаній (публічних акціонерних та приватних акціонерних товариств) мають на своїх сайтах інформацію щодо тендерних закупівель.

Ревізійна комісія відзначає, що Правління під час закупівель поліграфічних послуг або послуг із виготовлення сувенірів та іншої продукції, яка містить символіку Організації, чи проектів Вікімедіа нерегулярно проводить порівняння цін на послуги у різних суб'єктів підприємництва.

З метою більш прозорих та економічно обґрунтованих витрат коштів Організації Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• Поставити на постійний контроль питання щодо економічно обґрунтованих витрат коштів Організації
• Проводити перед закупівлею вищеперерахованих видів послуг у суб'єктів підприємництва порівняння цін на такі послуги у не менше як 2-х їх надавачів для забезпечення внутрішньої тендерної процедури.
• Відображати під час обговорень рішень Правління на сайті Організації та/або у розсилці Організації ціни пропозицій надавачів послуг;
• Визначити перелік послуг, перед закупівлею яких має проводитись тендерна процедура. Цей перелік обов'язково має включати перераховані вище види послуг.
• Розглянути питання щодо затвердження тендерних процедур в Організації при проведенні закупівель послуг.

Організаційна розбудова та залучення членів Організації до діяльності ГО «Вікімедіа Україна»

Ревізійна комісія бачить потребу в тому, щоб Правління активніше проводити заходи, спрямовані на залучення нових членів організації.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія інформує Загальні збори, що протягом 2017 року було прийнято до Організації 8 нових членів та виключено через не сплату членських внесків 11 осіб, а також 2 особи припинили членство в Організації за власним бажанням. Таким чином, порівняно з минулими Загальними зборами, які відбулись 25 грудня 2017 року, кількість членів Організації зменшилась на 5 осіб, хоча при цьому кількість прийнятих членів Організації більше на 7 осіб, ніж у 2016 році (чисте прийняття - 8 осіб).

Ревізійна комісія позитивно вітає ухвалення Рішення Правління №14/2017 від 21 березня 2017 щодо надання статусу представників Організації в областях низці членів Організації.

Водночас, Ревізійна комісія відзначає недостатній рівень роботи з членами Організації в регіонах та незадовільний стан роботи з розбудови Організації, зокрема, в областях.

Тому Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• Проводити заходи, спрямовані на залучення нових членів Організації.
• Проводити заходи, спрямовані на розбудову Організації, зокрема, визначенні Стратегії Організації.
• Проводити навчальні тренінги (зокрема, он-лайн) для представників та активістів Організації в областях України.
• Розробити та ухвалити Положення про Представника Організації в регіонах України / Регіонального координатора Організації до 1 серпня 2018 року.

Проблема із Формою здійснення пожертви на користь Організації на веб-сайті на сервері Організації

Фасилітувати роботу технічного комітету щодо виправлення цієї проблеми в тісній співпраці з Правлінням для водночас технічної реалізації сторінки, наповнення її потрібним вмістом та заключення договору з сервісом по наданню послуг інтернет-оплати банківськими картками.

• У разі відсутності людини що готова взятись за це серед членів техкому здійснити пошук такої серед усіх членів Організації.
• У випадку відсутності волонтера й на цьому рівні, скласти технічне завдання та найняти підрядника для виправлення цієї проблеми.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія інформує Загальні збори, що Правління протягом 2017 року не виконало рекомендацію Ревізійної комісії щодо технічної реалізації форми здійснення пожертви на користь Організації на веб-сайті на сервері Організації.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• завершити розробку та запустити форму здійснення пожертви на користь Організації на веб-сайті на сервері Організації шляхом заключення договору з сервісом по наданню послуг Інтернет-оплати банківськими картками до 1 квітня 2018 року (відповідальний — технічний комітет Організації із залученням інших членів Організації).
• у разі неможливості виконати це зобов'язання власними силами скласти технічне завдання та винайняти підрядника для виправлення цієї проблеми

Ухвалення Регламенту Правління

Ревізійна комісія рекомендує Правлінню написати та затвердити Регламент власної роботи.

— зі звіту Ревізійної комісії 2016 року

Ревізійна комісія відзначає, що Правління протягом 2017 року не зробило жодних кроків щодо визначення порядку своєї роботу та ухвалення Регламенту Правління.

Відповідно до цього, Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління розробити та ухвалити до 1 липня 2018 року Регламент Правління.

Частина ІV. Питання, які поставлені на контроль Ревізійною комісією протягом 2017 року

Інвентаризація майна Організації

Ревізійна комісія провела 22 січня 2017 року інвентаризацію майна, яка на цей час не опублікована на сайті і зберігається у вигляді таблиці Excel.

Ревізійна комісія відзначає незадовільний стан із документальним забезпеченням проведення інвентаризації, незадовільну роботу Правління та працівників Організації з обліку майна Організації, яка після проведення інвентаризації не змінилася на краще.

За результатами інвентаризації майна Організації Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• Розробити та ухвалити до 1 жовтня 2018 року Положення про облік майна Організації, зокрема, майна, що перебуває на обліку Організації, сувенірних запасів Організації та бібліотеки Організації, а також визначити відповідальних членів Правління, працівників та інших членів Організації за ведення такого обліку.
• Визначити процедуру подання відповідних відомостей членами Організації, у яких перебуває на відповідальному зберіганні чи тимчасовому користуванні майно Організації.
• Визначити, що внесення змін до даних обліку майна, яке перебуває на балансі Організації, має відбуватися одночасно із такими змінами.
• Визначити, що проведення обліку залишку сувенірних запасів Організації має проводитись щомісячно в перший день нового місяця або в інший день, але не пізніше третього дня нового місяця.
• Внесення змін до даних обліку бібліотеки Організації має відбуватися одночасно із такими змінами.
• Розробити та ухвалити до 1 жовтня 2018 року процедуру повернення майна Організації, яке перебуває у членів Організації та/або інших осіб, у разі, якщо вони не бажають його добровільно повертати.
• Розробити та ухвалити до 1 жовтня 2018 року процедуру стягнення з членів Організації та/або інших осіб вартості майна в разі псування або втрати майна Організації її членами та/або іншими особами.
• Розробити та ухвалити до 1 жовтня 2018 року Положення про інвентаризацію майна ГО «Вікімедіа Україна», визначивши спільно з Ревізійної комісією статус членів Ревізійної комісії під час проведення інвентаризації майна Організації.
• Поставити на постійний контроль Правління питання обліку майна Організації.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам ухвалити рішення про проведення інвентаризації майна протягом двох місяців від часу проведення чергових Загальних зборів, а також наприкінці фінансового року (щороку протягом грудня місяця).

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам:

• зобов'язати членів Ревізійної комісії сьомої каденції опублікувати у строк до 14 січня 2018 року матеріали інвентаризації 2016 року на сайті Організації.
• зобов'язати членів Ревізійної комісії восьмої каденції опублікувати у строк до 14 січня 2018 року матеріали інвентаризації 2017 року на сайті Організації.

Питання щодо вступу до організації

Ревізійна комісія інформує, що Рішенням Правління № 77/2017 від 10 грудня 2017 року було надано членство в Організації користувачу Mrkotmatroskin. Відповідно до п. 4.1.2. Статуту Організації членами Організації можуть бути особи, які беруть участь в одному чи кількох проектах Вікімедіа. Внесок користувача на момент ухвалення Рішення складав у проектах Фонду Вікімедіа 93 редагування (крім Мета-вікі), у т.ч. сторінок не основного простору контентового проектів, а також не було показано суттєвий внесок форми, відмінної від редагування.

17 грудня 2017 року до Організації подала заяву про набуття членства користувачка Ганна Онкович, яка має 17 редагувань, 8 з яких є редагуванням сторінки користувача в україномовному розділі Вікіпедії, яка однак активно бере участь у конференціях, які проводить Організація.

Ревізійна комісія відзначає, що поняття «бере участь в одному чи кількох проектах Вікімедіа» не визначене від часу створення Організації. Традиційно, як критерій цього використовується число редагувань користувача у проектах Вікімедіа, який показує його досвід, вміння та навички в цих проектах. Глобальною спільнотою Вікімедіа під час прийняття Стратегічного напрямку, який Організацією в особі Правління 26 жовтня 2017 року було підтримано. У Стратегічному напрямку, зокрема, визнано той факт, що внесок у проекти не обов'язково вимірюється числом редагувань.

Ревізійна комісія нагадує, що одним з видів визначення кількісного показника внеску до проектів Фонду Вікімедіа може бути число редагувань рівне 100, яке використовується у метриці «Very active users» («Дуже активні користувачі») Фондом Вікімедіа. При цьому хорошою практикою буде враховувати лише редагування, що здійснюються у контентових просторах назв відповідних проектів Вікімедіа, але не обов'язковим є вимагати внеску лише за останній місяць як у відповідній метриці. Інші форми внеску повинні бути детально пояснені іншим чином, зокрема при публічному обговоренні заяв на вступ; для цих форм внеску оцінка достатності може проводитись лише суб'єктивно і повинна враховувати консенсус членів Організації.

Також Ревізійна комісія нагадує, що правилами україномовного розділу Вікіпедії визначено, що користувач при досягненні рівня 100 редагувань основного простору (простору статей) користувач може:

• Подати заяву на отримання статусу патрульного або автопатрульного.
• Брати участь у голосуваннях під час голосуванні за надання чи зняття прав адміністратора.

Відповідно до вищевикладеного, Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• Дати визначення поняттю п. 4.1.2. щодо осіб, які «беруть участь в одному чи кількох проектах Вікімедіа» в кількісному або якісному, або кількісному і якісному показниках внеску до проектів Фонду Вікімедіа, а також інших формах внеску у строк до 1 березня 2018 року.
• Врахувати думку Ревізійної комісії під час визначення поняття п. 4.1.2. щодо кількісного показника внеску редагування у проектах Фонду Вікімедіа, під яким розуміти межу не менше у 100 редагувань у контентових просторах проектів Фонду Вікімедіа, а також під якісним показником внеску редагування у проектах Вікімедіа розуміти самостійне редагування проектів Фонду Вікімедіа, які відповідають загальним правилам і настановам щодо патрулювання.

Необхідність встановлення чіткої процедури виходу з Організації

Вихід Підліснюка

26 березня 2017 року Голова Ревізійної комісії Максим Підліснюк подав заяву про вихід з Організації та про вступ до неї з метою виходу з Ревізійної комісії. Заява була подана в електронному вигляді у вигляді електронного листа. Також ним було запропоновано опцію підпису листа ЕЦП. Правління так і не вирішило чи є такий формат подачі заяви відповідним Статуту та Законам України та не ухвалило Рішення про припинення членства Максима Підліснюка в Організації.

Таким чином, на цей час юридично Максим Підліснюк є членом Організації та Головою Ревізійної комісії, але він жодної участі в діяльності Організації та роботі Ревізійної комісії не бере.

Вихід Павла Лакійчука

19 червня 2017 року член та секретар (на той час) Правління Павло Лакійчук подав заяву про вихід з Організації. Заяву було подано в паперовій формі в повній відповідності Статуту Організації, однак через абзац другий пункту 2 статті 5 Закону України «Про Громадські об'єднання» згідно із яким:

«Дія абзацу першого цієї частини не поширюється на членів громадського об'єднання, обраних на посади керівника громадського об'єднання чи заступника такого керівника. Членство в громадському об'єднанні зазначених керівників припиняється з дня, наступного за днем обрання нового керівника чи його заступника.»

У абзаці першому йдеться про таке:

2. Кожна особа має право добровільно у будь-який час припинити членство (участь) у громадському об'єднанні шляхом подання заяви до відповідних статутних органів громадського об'єднання. Членство в громадському об'єднанні припиняється з дня подання такої заяви та не потребує додаткових рішень. З того самого дня припиняється перебування члена громадського об'єднання на будь-яких виборних посадах у громадському об'єднанні.

Ревізійна комісія відзначає, що абзац перший також відображено у п 4.7 Статуту Організації, але положення абзацу другого згаданої статті у Статуті не відображено.

Таким чином, Павло Лакійчук вважався членом Організації та заступником Голови Правління до 8 вересня 2017 року, коли було обраного нового заступника та секретаря Правління Артема Комісаренка.

Вихід Євгена Букета

9 вересня 2017 року Євген Букет подав заяву про вихід з Організації. Заяву спершу було подано в електронному вигляді у формі електронного листа. Правління не змогло вирішити чи достатньо цього для відповідності Статуту та Законам України. У результаті Євген Букетом повторно подав заяву про вихід у паперовому письмовому вигляді після чого він відповідно до п. 4.7 Статуту перестав вважатись членом Організації.

Для уникнення подібних ситуацій Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління уточнити та ухвалити чітку процедуру виходу з Організації, зокрема, після консультації з юристами визначити які форми подання заяв про вихід з Організації вважаються прийнятними, а також визначити часові рамки, за які керівні органи повинні звільнити заявників від обов'язків для можливості їх виходу відповідно до абзацу другого пункту 2 статті 5 Закону України «Про Громадські об'єднання».

Публікація рішень Правління влітку 2017 року, зокрема, про Вікіконференцію

З 19 червня по 8 вересня 2017 на сайті Організації не публікувались нові рішення Правління. У той же час ряд рішень Правління, які було опубліковано 8 вересня мають дату, яка є ранішою за цю. Мова йде про 12 рішень Правління від Рішення Правління №28/2017 від 20 червня 2017 «про вікітренінг у Шостці» до Рішення Правління №39/2017 від 16 серпня 2017 «про оплату партії рюкзаків». Серед іншого це Рішення Правління №34/2017 від 12 липня 2017 «про проведення Вікіконференції 2017». Це було спричинено відмовою Павла Лакійчука виконувати обов'язки секретаря Правління у зв'язку з бажанням виходу з Організації, однак Правлінням упродовж усього згаданого часу не вчинялись заходи щодо обрання нового секретаря Правління та розблокування власної роботи.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• Проявляти більшу гнучкість щодо власного складу.
• У разі відмови когось з членів Правління виконувати власні обов'язки, або ж виходу зі складу Організації Правління повинне бути готовим перекласти обов'язки на іншого свого члена, а також ініціювати процес кооптації, у разі необхідності, максимально оперативно (не більше як 14 днів від дня, коли виникла така проблема).

Використання ГО “ТРУ ВІКІ” торговельної марки Фонду Вікімедіа на території України у незаконний спосіб

12 листопада 2017 року з'явилась публікація у російськомовних Вікіновинах «Товарищество редакторов украинской Википедии: Мы идём в народ» , в якій було оголошено про появу ГО «Товариство Редакторів Української Вікіпедії» (або скорочено ГО «ТРУ Вікі»), сформовану колишніми членами ГО «Вікімедіа Україна» Євгеном Букетом, Андрієм Бондаренком та Олексієм Юрченком. Це громадське об'єднання провело свої установчі збори 12 вересня 2017 року (зокрема, за інформацією Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, Дата запису: 20.09.2017 Номер запису: 1 068 102 0000 047220) та було зареєстроване органом Міністерства юстиції у Голосіївському районі м. Києва 20 вересня 2017 року, але завершення всіх формальних процедур відбулось лише на початку листопада 2017 року (оголошення про створення об'єднання було зроблено Євгеном Букетом на власній сторінці у Facebook 10 листопада 2017 року)

Після реєстрації це громадське об'єднання подало заяву до комітету з приєднання Фонду Вікімедіа щодо визнання його як тематичну організацію. Про факт подачі такої заяви Правління та Ревізійна комісія Організації дізнались з вищезгаданих джерел інформації.

Після цього Ілля Корнійко від імені Організації 18 листопада 2017 року надіслав до комітету з приєднання Фонду Вікімедіа листа, який був підготовлений членами Правління, у якому було наголошено на таких пунктах:

• Відсутність публічного обговорення про створення цього громадського об'єднання в українській Вікіпедії
• Той факт, що засновники цього громадського об'єднання не вважаються найвидатнішими представниками спільноти редакторів україномовної Вікіпедії, зокрема двоє з трьох з них мають невдалу заявку на права адміністратора та вибори до арбітражного комітету у своїй історії.
• Жодні інші афіліати не мають такий широкий коцепт як частину своєї назви.
• Усе вищезгадане може призвести до ілюзії представництва об'єднанням усієї спільноти.
• У згаданій публікації у Вікіновинах об'єднанням було висловлено ряд неправдивих або сильно перебільшених тверджень про стан справ ГО «Вікімедіа Україна», фактично здійснено напад на неї та завдано публічної шкоди репутації Вікіпедії та руху Вікімедіа.
• Висловлено припущення, що метою громадського об'єднання є саботувати проекти «Вікімедіа Україна», створюючи їх клони, зокрема на сайті об'єднання згадується про «Вікі любить Землю», проект «Вікімедіа Україна» з фокусом на Вікісховищі, тоді як об'єднання декларує фокус виключно на україномовній Вікіпедії.

Також у листі було згадано про попередні конфлікти засновників об'єднання у ГО «Вікімедіа Україна» коли вони ще були її членами.

20 листопада 2017 року член комітету з приєднання Фонду Вікімедіа Кірілл Лошкін підтвердив факт отримання листа від Правління Організації.

14 листопада (за часом східного узбережжя США, UTC-7) 2017 року до Організації від члена комітету з приєднання Фонду Вікімедіа Кірілла Лошкіна було надіслано листа про отримання від «Товариства Редакторів Української Вікіпедії» заяви на визнання цього громадського об'єднання тематичною організацією Фонду Вікімедіа.

Ревізійна комісія рекомендує Правлінню дочекатись рішення комітету з приєднання Фонду Вікімедіа та за потреби надавати відповідні пояснення та аргументи, після чого вчинити такі дії:

• у разі визнання з боку Фонду Вікімедіа максимально оперативно розробити рамки, в яких Організація взаємодіятиме зі згаданим громадським об'єднанням.
• у разі не визнання Фондом Вікімедіа, проконсультувались з представниками Фонду Вікімедіа щодо необхідності судового позову щодо незаконного використання у назві громадського об'єднання торговельної марки Фонду Вікімедіа, а також ухвалити Рішення, що вступ членів Організації до Товариства редакторів української Вікіпедії підпадає під дію пп. 2 п. 4.7, що означатиме виключення з числа членів Організації.

Необхідність змін до Статуту щодо виходу або виключення з керівних Органів

Практика недавніх років, зокрема, вихід і вхід з/до Організації Тимків Н.В. з метою виходу з Правління Організації та спроба виходу і входу з/до Організації Підліснюка М.Ю. з метою виходу з Ревізійної комісії (в обох випадках з поважними причинами за цими рішеннями), а також ситуація, яка склалася внаслідок виходу з Організації Павла Лакійчука показали, що гострою проблемою стоїть відсутність у Статуті Організації механізму добровільного виходу з керівних органів Організації.

Ревізійна комісія відзначає що цю думку вже було висловлено на сторінці обговорення пропонованих змін до Статуту 2017, яка однак не отримала подальшого розвитку через те, що не було зібрано достатній склад для ініціативної групи, що передбачено п. 7.2. Статуту Організації.

Разом з тим Ревізійна комісія усвідомлює, що окрім розробки механізму добровільного виходу зі складу керівних Органів є сенс розглянути можливість використання виключення зі складу керівного Органу як карального засобу для членів такого Органу. Зокрема, Ревізійна комісія вище наголосила на неприйнятності ситуації з присутністю членів Правління на засіданнях Правління та їх голосування за рішення Правління Організації.

Відповідно до цього, Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління або утворити ініціативну групу з розробки змін до Статуту Організації та зобов'язати її розробити до 1 травня 2018 року проект змін до Статуту, який визначав би механізм добровільного виходу зі складу Керівного органу. Ревізійна комісія радить додати до такого механізму запобіжні заходи, які убезпечуватимуть від можливого використання механізму у пориві короткочасного емоційного стану.

Також Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

• розробити до 1 травня 2018 року проект змін до Статуту щодо виключення члена Правління зі складу Правління та проведення кооптації у випадку, якщо член Правління протягом 6 місяців від часу обрання його на посаду на чергових або позачергових Загальних зборах пропустив понад 50% засідань Правління.
• розробити до 1 травня 2018 року проект змін до Статуту або проект рішення Загальних зборів щодо виключення члена Правління зі складу Правління та проведення кооптації у випадку, якщо член Правління протягом 6 місяців від часу обрання його на посаду на чергових або позачергових Загальних зборах не брав участі у голосуваннях понад 50% рішень Правління.

Архів розсилки Правління Організації

Ревізійна комісія нагадує, що розсилка Правління Організації досі не має архіву. Це означає що новообрані члени Правління не мають простого способу отримати актуальну інформацію про поточні справи на розгляді Правління. У разі обрання до Правління абсолютно нового складу це означатиме неможливість членам Правління, які не були членами Правління попередньої каденції, ознайомитись із справами, які перебувають на розгляді та контролі Правління та є перервністю роботи цього керівного Органу. Також це унеможливлює цим членам Правління посилання на попередні обговорення, наприклад при повторній співпраці з якимось з партнерів. Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління та технічний комітет Організації до 1 лютого 2018 року створити архів розсилки Правління Організації.

Обговорення проблеми сторінок у соціальних мережах, компанії-власники яких підпали під економічні санкції з боку України, та необхідність вироблення системи пріоритетів у роботі

Упродовж кількох місяців весняно-літнього періоду питання, що отримало найбільшу увагу Правління стосувалось сторінок проектів Вікімедіа Україна в соцмережах «Вконтакті» та «Однокласники», надання доступу до яких інтернет-провайдерами України було заборонено Указом Президента України № 133/2017 «Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 28 квітня 2017 року „Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)“». У цей же час на розгляді Правління перебували низка інших питань.

Ревізійна комісія визнає важливість визначення позиції Організації зі згаданого питання, але рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління планувати роботу таким чином, щоби усі питання, які стоять на контролі, отримували увагу однакового порядку.

Щодо проведення навчальних тренінгів з організаційно-фінансових питань управління Організацією

Ревізійна комісія позитивно відзначає ведення обліку сплати членських внесків Гончаровим А.В. та роботу Тимків Н.В. щодо підтримки роботи Правління, зокрема як модератор засідань Правління за згоди членів Правління. У той же час як член Правління Фонду Вікімедіа Наталія Тимків не повинна втручатись у роботу керівних Органів афіліатів Фонду Вікімедіа, Ревізійна комісія доводить до відома Загальних зборів, що такі дії можуть лягти у розріз з принципами взаємодії Фонду Вікімедіа та ГО «Вікімедіа Україна», як незалежних організацій, які перебувають у відносинах партнерства, а також у відносинах грантодавець — грантоотримувач (донор — реципієнт), про що, зокрема, згадувалось під час візиту до Організації аудиторів Фонду Вікімедіа 24–25 березня 2017 року.

Ревізійна комісія натомість рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління та члена Організації Наталію Тимків провести серію навчальних тренінгів (формат на вибір Правління: офлайн або он-лайн) для членів Правління, а також зацікавлених членів Організації з питань управління громадським об'єднанням, фінансових питань громадського об'єднання та інших організаційних питань, які можуть виникати під час реалізації своїх проектів громадським об'єднанням.

Про доступ до офісу Організації

Відповідно до рішень Правління (№47/2014 від 24 грудня 2014, №115/2016 від 20 грудня 2016) отримувати ключ до офісу Організації на цей час мають право члени Правління, члени Ревізійної Комісії, працівники Організації, Наталія Тимків, Левон Азізян та Leonst.

Однак 4 листопада 2017 року Наталією Тимків було повідомлено про те, що громадянин Т., користувач Вікіпедії, пройшовши до офісу, в якому перебували Наталія Тимків та Ганна Хроболова, разом з членом Організації Андрієм Макухою та, перебуваючи в нетверезому стані, відмовився покидати офіс. Для його виведення довелось скористатись послугами охорони.

Також ще до отримання відповідного права відповідно до Рішень Правління ключ до офісу вільно на практиці отримував Leonst.

Ревізійна комісія звертає увагу, що офіс Організації є юридичною та поштовою адресою Організації, а також місцем де зберігається документація Організації, в тому числі установчі документи, особові дані членів Організації, її працівників, реквізити її партнерів, а також більшість майна Організації. Забезпечення контролю доступу до офісу є одним з ключових пунктів безпеки діяльності Організації.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління провести у строк до 1 лютого 2018 року переговори з охороною орендодавця приміщення офісу Організації щодо посилення контролю за потраплянням до нього осіб. У разі недієвості запропонованих орендодавцем рішень Ревізійна комісія рекомендує розглянути питання щодо забезпечення надійної охорони офісного приміщення Організації та недопущення проникнення до нього сторонніх осіб (електронний замок, залучення сторонніх охоронних організацій тощо).

Загальні результати роботи Ревізійної комісії

Ревізійна комісія була неактивною від квітня 2017 року, зокрема, через низку обставин:

• зайнятість членів Організації у проектах Організації;
• виникнення непередбачуваних життєвих обставин у членів Ревізійної комісії;
• неактивність Голови Ревізійної комісії Максима Підліснюка

Ревізійна комісія звертається до Загальних зборів:

• затвердити Звіт Ревізійної комісії за 2017 рік;
• визнати її роботу задовільною, але нерегулярною;
• зобов'язати членів Ревізійної комісії восьмої каденції за сприяння членів Ревізійної комісії дев'ятої каденції до 31 січня 2018 року доопрацювати Звіт Ревізійної комісії за 2017 рік, зокрема, щодо детальних фінансових показників.