Пам'ятка-інструкція/Як організувати Вікіконференцію

1. Закласти кошти на проведення Вікіконференції у річному бюджеті.
2. Зголошення до оргкомітету Вікіконференції і його затвердження (на сторінці Обговорення:Вікіконференція 2024, затверджує член Правління відповідальний за підтримку і розвиток спільноти).
3. Збір і голосування за пропозиції міста (місця) проведення конференції (теж на сторінці Обговорення:Вікіконференція 2024). Бажано приблизно вказати: приміщення для конференції (з урахуванням кількох паралельних сесій) + обов'язково інтернет (WiFi); кількість учасників; харчування учасників; логістику.
4. Визначити дати конференції. Краще вибрати вихідні суміжні із державним святом, щоб можна було зробити триденну конференцію. За можливості, необхідно уникати перетину дат конференції з датами проведення міжнародних вікімедійних конференцій, таких як Wikimania, Wikimedia Conference, Wikimedia CEE Meeting, Wikimedia Hackaton тощо.
5. Після остаточного вибору однієї пропозиції - домовитись за приміщення на конкретні дати.
6. Вибрати готель і забронювати заздалегідь кімнати для учасників.
7. Поруч з місцем проведення конференції знайти і домовитись за харчування (узгодити меню, врахувати можливість присутності серед учасників вегетаріанців, веганів, діабетиків, учасників яким потрібна кошерна або халяльна їжа) та проживання учасників.
8. Створення чату у Facebook чи Telegram для організаторів та чату для учасників, etherpad для вирішення організаційних питань, додання організаторів до поштової розсилки для організаторів (wmuacon@wikimedia.org.ua) та учасників до поштової розсилки для учасників (wmuacon-l@wikimedia.org.ua). Перенаправити wmuacon.wikimedia.org.ua на сторінку Вікіконференція 2024. За цим слід звернутись до Технічного комітету.
9. Прочитати та врахувати зауваження та побажання, зазначені у відгуках попередньої/іх конференцій (Вікіконференція 2023/Опитування).
10. Розпочати міні-конкурс логотипів Вікіконференції (на сторінці Вікіконференція 2024/Логотип). Разом із тим варто створити категорію про Вікіконференцію у Вікісховищі (Category:WikiConference 2024 Місто латиницею).
11. Створити реєстраційну анкету для учасників (можна скопіювати минулорічну).
12. Опитати спільноту щодо того, які теми їй цікаві, що необхідно обговорити, яких навичок бракує.
13. Почати збір пропозицій щодо програми (на сторінці Вікіконференція 2024/Програма).
14. Поширити інформацію про Вікіконференцію (посилання на реєстраційну форму, нагадування про конкурс логотипів, прохання подавати пропозиції до програми): написати повідомлення в кнайпі, написати листа на розсилку членів організації (wikimediaua@lists.wikimedia.org) та на анонсову розсилку (wikimedia-ua-announce@lists.wikimedia.org), написати у вікіпедійні/вікімедійні чати у Facebook, Skype, Telegram, Discord та інших месенджерах, опублікувати інформацію про вікіконференцію на сторінках Вікімедіа Україна в соціальних мережах, поставити банер на meta:CentralNotice/Request або додати інформацію про конференцію в w:Шаблон:Поточні вікізустрічі який відображається в шапці списку спостереження, за потреби розіслати користувачам повідомлення на сторінки обговорень через w:Спеціальна:MassMessage (може зробити тільки адміністратор) або пінганути користувачів зі сторінки обговорення конференції.
15. Затвердити логотип Вікіконференції.
16. Утворити програмний комітет, який має скласти програму Вікіконференції.
17. Після закінчення збору пропозицій до програми, програмний комітет має скласти перелік сесій які увійдуть до програми. Інші пропозиції перенести у бліц-доповіді або відхилити повністю.
18. Розподілити у часі сесії із переліку затверджених. Виділити в програмі час на перерви, прийоми їжі, реєстрацію та на групове фото.
19. Перепитати доповідачів і тренерів чи підтверджують вони свою згоду на проведення сесії.
20. Створити шаблон презентації: розробити дизайн та створити файл в Google Presentations або файл у форматі .potx, який розіслати всім доповідачам.
21. Перевірити чи всі доповідачі та тренери підготували свої доповіді чи тренінги. Перевірити чи вони зареєструвались на конференцію.
22. Можливо, запросити якось спікера не із вікімедійного середовища, наприклад дослідника, експерта чи спеціаліста з якоїсь цікавої вікімедійцям теми (зокрема авторське право, джерела інформації, вирішення конфліктів, штучний інтелект тощо).
23. Можливо, запросити фасилітатора не із вікімедійного середовища.
24. Можливо, запросити на конференцію журналістів, розіслати пресреліз засобам масової інформації. За потреби, створити процедуру акредитації журналістів.
25. Підтвердити участь користувачам, які заповнили форму, або відмовити їм. Можливо встановити критерії для підтвердження (наприклад наявність певної кількості редагувань, активна участь в подіях Вікімедіа Україна, наявність особливих навичок чи досвіду із редагування вікіпроєктів, низька вартість участі тощо). Тим, хто не заповнив минулорічну форму опитування щодо результатів конференції, рекомендується відмовляти. Тих, хто отримав підтвердження, попросити купити квитки до міста проведення конференції та додати до поштової розсилки учасників конференції. Разом з тим нагадати, що готель для них забронюють організатори.
26. Створити подію у Facebook і запросити до неї учасників (має бути зроблено адміністратором сторінки «Вікімедіа Україна» у Facebook).
27. Скласти необхідний список канцелярії, роздаткових матеріалів (пакет учасника: наприклад ручка, блокнот, поштівка чи календарик, антистрес, значок, шоколадка тощо), сувенірів, техніки (ноутбуки, проєктор, фліпчарт).
28. Написати інструкції та намалювати мапи "Як дістатись з вокзалу до готелю, до місця проведення конференції" і т.п., бажано із використанням шаблону {{Mapframe маркери}}. Розмістити їх на сторінці Вікіконференція 2024/Місце та надіслати листом всім учасникам.
29. Підготувати та надрукувати брошури для учасників із розкладом, мапами та основною інформацією про конференцію (приклад).
30. Подбати про брендинґ — банер Організації, відповідних вікіпроєктів, проєктів. Можливо організувати фотозону. Подбати про фотографування заходу. Якщо доцільно — рамочку у соцмережах тощо.
31. Підготувати бейджі для учасників конференції (бейджі організаторів мають виділятися, червона стрічка для тих, хто не хоче щоб його фотографували).
32. Заздалегідь підготувати кава-брейки: купити каву, чай, сік, дуже багато питної води, інші напої, цукор, вершки або молоко для кави, печиво, солодощі, фрукти, інші закуски до кави або чаю; купити одноразовий посуд; привезти до місця проведення конференції термопот, чайники, кавоварку.
33. За можливості, підготувати екскурсію містом для учасників.
34. Призначити як мінімум двох відповідальних (чоловіка і жінку) за дотримання політики дружнього простору, повідомити учасникам що вони можуть звертатися до цих відповідальних якщо зазнають недружньої поведінки.
35. Призначити відповідальних за дотриманням розкладу, за реєстрацію учасників, за допомогу заблукавшим учасникам, за організацію бліц-доповідей, за фотографування, за стріми чи відеозаписи, за ведення соцмереж, за супроводження учасників на обід і за підготовку кава-брейків.
36. Надіслати учасникам листа із нагадуванням щоб завантажували фотографії на Вікісховище і дати посилання на категорію про Вікіконференцію. Разом з тим нагадати щоб не завантажували розмиті фото та фото людей в незвичних позах чи з незвичним виразом обличчя, а також не фотографувати людей із червоною стрічкою на бейджі.
37. За декілька днів до конференції привезти і налаштувати необхідне обладнання (проєктори, ноутбуки, мікрофон тощо), перевірити чи працюють вони, привезти все необхідне з офісу. Також подбати щоб було достатньо подовжувачів, а також запасних ноутбуків для учасників. Переконатись що Wi-Fi нормально працює, в тому числі і при великому навантаженні. Можливо, зробити окрему точку доступу для організаторів.
38. Подбати про аудіо або відеозапис сесій конференції, за можливості підготувати стрім у Facebook та/або на YouTube (при цьому варто пам'ятати, що у Facebook стрім можна ставити на паузу, а на YouTube не можна; для ведення стріму у Facebook з телефону, там має бути як мінімум декілька вільних гігабайтів пам'яті). Для пристрою, з якого вестиметься стрім, бажано підготувати окрему точку Wi-Fi або вести стрім через мобільний інтернет. Можливо, ознайомитись з інструкцією із проведення стрімів на YouTube.
39. Об'єднати бліц-доповіді в одну презентацію.
40. Підготувати екран чи проєктор, на якому показуватимуться слайди, а також підготувати пристрій (ноутбук), до яких він буде підключений. Врахувати, що у сонячний день зображення на проєкторі може бути погано видно.
41. У випадку онлайн-конференції, попросити всіх доповідачів скинути свої презентації модератору (щоб він міг включити їх, якщо у доповідача виникнуть технічні проблеми). У випадку офлайн-конференції, попросити всіх доповідачів скинути свої презентації на пристрій, до якого буде під'єднано проєктор чи екран.
42. Нагадати учасникам щоб встановили необхідні програми, якщо такі знадобляться для певної сесії. Наприклад Inkscape для тренінгу із векторної графіки.
43. Створити сторінку та езерпад про кожну сесію, додати до сторінки Вікіконференція 2024/Програма посилання на них.
44. Компенсовувати учасникам витрати на проїзд за пред'явлення квитків. Якщо квитки в електронному вигляді, учасники мають надіслати їх на events@wikimedia.org.ua.
45. Завантажити на Вікісховище всі презентації, відеозаписи, аудіозаписи.
46. Якщо стрім вівся на YouTube, зробити запис відкритим (публічним) та додати до відео тайм-коди. Якщо конференція записана на декілька окремих відео на YouTube, треба додати їх всі в один список відтворення та/або поставити в кінці кожного з них віконця із посиланням на попереднє і наступне відео.
47. Якщо вікіконференція складалася з декількох окремих подій, зробити колаж із групових фото кожної з цих подій.
48. Створити юзербокс w:Шаблон:Учасник 14 Вікіконференції.
49. Створити дві опитувальні анкети: анонімну для збору фідбеку (що сподобалось і не сподобалось в організації конференції) та неанонімну для збору особистих результатів відвідування конференції (що корисного зробив/дізнався/навчився на конференції), і розіслати їх всім, хто відвідав Вікіконференцію. Моніторити чи всі заповнили анкету щодо результатів відвідування конференції, періодично нагадувати учасникам заповнювати ці анкети. Узагальнити відповіді на сторінці Вікіконференція 2024/Опитування.
50. Написати звіт на сторінці Вікіконференція 2024/Звіт.
51. Узагальнити ідеї висловлені на конференції.
52. Через декілька місяців ще раз розпитати учасників про їх особисті результати від конференції.