Регламент роботи Правління
Затверджено рішенням
Правління №25/2020
від 13 вересня 2020
Регламент роботи Правління ГО «Вікімедіа Україна»
Загальні положення
ред.1.1. Правління здійснює свою діяльність відповідно до Статуту Організації та цього Регламенту.
1.2. Правління та його члени мають діяти виключно в інтересах Організації, якщо це не суперечить Статуту Організації або чинному законодавству України.
Порядок збору, місце та формування порядку денного засідань Правління
ред.2.1. Відповідальним за організацію засідань Правління є Секретар Правління. У випадку, коли Секретаря ще не обрано, організацію першого засідання Правління беруть на себе працівники та підрядники Організації.
2.2. Чергове засідання Правління збирається не рідше, ніж раз на квартал. Місце та час проведення чергового засідання Правління визначається за спільною згодою членів Правління.
2.3. Засідання Правління може проводитися в очній формі або шляхом використання засобів зв'язку (обмін листами тощо чи іншими взаємноприйнятними способами) за згодою більшості членів Правління.
2.4. Порядок денний чергового засідання Правління, місце, дата і час засідання публікуються в розсилці членів Правління та в розсилці Організації не пізніше, ніж за добу до призначеної дати чергового засідання.
2.5. Формування порядку денного засідання Правління здійснюється членами Правління. Член Правління, який ініціює включення питання до порядку денного, пропонує свій проєкт рішення з цього питання.
2.6. Присутніми на засіданні мають бути члени Правління. За згодою більшості членів Правління на засіданні Правління можуть бути присутніми і (або) брати участь в обговоренні особи, запрошені Правлінням або які звернулися до Правління з відповідним проханням. Правління може обмежити присутність таких осіб лише періодом обговорення і/або голосування окремого питання.
2.7. Позачергове засідання Правління може бути ініційовано членом Правління. Ініціатор позачергового засідання зобов'язаний повідомити кожного члена Правління про причини та приблизну дату і місце проведення позачергового засідання, а також узгодити час проведення. Порядок прийняття рішень під час позачергового засідання здійснюється відповідно до розділу 3.
Порядок ведення засідання і прийняття рішень
ред.3.1. Засідання Правління ведуться відповідно до порядку денного. Головуючим на засіданнях є голова Правління, а за його відсутності — заступник голови. За відсутності голови і заступника/заступників голови Правління, головуючий на засіданні визначається присутніми членами Правління. Засідання Правління є правомочним за наявності понад половини членів Правління.
3.2. Форма проведення голосування повинна бути оголошена до початку голосування.
3.3. Проєкт рішення на сайті організації може бути поданий членами Організації.
3.4. Подання на сайт будь-яких проєктів членами Організації, що не є членами Правління або працівниками та підрядниками Організації, здійснюється лише після попереднього обговорення (у розсилці членів Організації).
3.5. Проєкти рішень про вступ до Організації розглядаються після отримання письмової заяви на вступ та після попереднього обговорення на сайті Організації, яке триває не менше тижня.
3.6. Процедура прийняття рішень Правління має очну (офлайн) та заочну (онлайн) форми.
3.7. Очна форма передбачає особисту участь члена Правління у голосуванні під час чергового або позачергового засідання. Голосування з питання, що входять до порядку денного, не може розпочатися до закінчення обговорення попереднього питання членами Правління.
3.8. Заочне прийняття рішень реалізується шляхом голосування на сайті Організації на сторінці проєктів рішень Правління. Відповідь повинна містити одне з таких формулювань: «За», «Проти», «Утримуюсь». Особа, яка входить до Правління, може мотивувати своє рішення.
3.9. Порядок прийняття рішень заочно передбачає публікацію проєкту рішення, винесення його на голосування та обов'язкову публікацію в розсилці Правління.
3.10. Рішення Правління вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало понад 50 % членів Правління у строк від 2 до 30 днів з дати публікації проєкту на сайті. Якщо протягом 31 дня з дати публікації проєкту рішення на сайті він не отримує голоси понад 50 % відсотків членів Правління, проєкт вважається неприйнятим.
3.11. У разі крайньої необхідності голосування за рішення Правління в заочній формі та його публікація може бути зроблена раніше, ніж передбачено пунктом 3.10, про що обов'язково має бути повідомлення розсилці Організації.
3.12. Рішення Правління оформляються в такому порядку:
3.12.1. Прийняте рішення публікується на сайті у відповідному просторі назв із заголовком у такому форматі: «XX/YYYY від DD MM YYYY», де XX — номер рішення в поточному році, YYYY, DD, MM — рік, день і місяць (прописується повністю) прийняття відповідно.
3.12.2. На основній сторінці рішення публікується:
- Повне формулювання;
- Результати голосування (За, Проти, Утримались, Не голосували);
- Дата прийняття і місце (для рішень онлайн вказується м. Київ)
- Відповідні категорії.
3.12.3. Після прийняття рішень онлайн на сторінку обговорення рішення переноситься розділ обговорення відповідного рішення з його назвою, поміщається у шаблон «закрито» і не редагується. Також, ця сторінка включається до загальної сторінки «Вікімедіа:Архів проектів рішень Правління»
Протокол засідання
ред.4.1. Секретар Правління веде протокол засідання Правління. У разі відсутності Секретаря Правління, його обов'язки на період засідання покладаються на одного з присутніх членів Правління або працівників чи підрядників Організації.
4.2. Проєкт протоколу має бути розісланий Голові, членам Правління та членам Ревізійної комісії впродовж трьох календарних днів після засідання Правління.
4.3. У протоколі засідання мають бути зазначені:
- місце і час його проведення;
- порядок денний;
- повний список присутніх;
- головуючий і секретар;
- питання, поставлені на голосування;
- підсумки голосування по кожному питанню, а в разі таємного голосування — список голосуючих і результати;
- прийняті рішення.
4.4. Головуючий та Секретар засідання Правління несуть відповідальність за повноту та правильність протоколу. Публікація протоколу на сайті Організації має правомірність підписаного екземпляра.
4.5. Кожен член Правління має право внести до протоколу свою особливу думку.
Порядок інформування про рішення Правління
ред.5.1. Рішення Правління мають бути опубліковані на офіційному сайті Організації протягом трьох робочих днів з дня їх прийняття.
5.2. Протокол засідання Правління публікується на офіційному сайті Організації.
Виконання рішень Правління
ред.6.1. Усі рішення Правління обов'язкові до виконання у строки, визначені цими рішеннями та Статутом.
6.2. Інформування про порядок і результати виконання рішення Правління покладено на особу, визначену відповідальною за його виконання.
6.3. Рішення Правління набуває чинності з моменту його опублікування, якщо інше не передбачено рішенням Правління або Статутом Організації.
Конфлікт інтересів
ред.7.1. Потенційний конфлікт інтересів — це наявність у особи приватного (майнового чи немайнового) інтересу у сфері, прямо чи опосередковано пов'язаній з діяльністю організації, що може вплинути на об'єктивність чи неупередженість прийняття нею рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання повноважень.
7.2. Реальний конфлікт інтересів — це суперечність між приватним інтересом особи та її повноваженнями в організації, що впливає на об'єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень.
7.3. Член Правління зобов'язаний повідомляти Правління та Ревізійну комісію про потенційні та реальні конфлікти інтересів. Форма повідомлення встановлюється Правлінням.
7.4. Члени Правління не мають права використовувати свої повноваження в організації в особистих цілях. У разі реального конфлікту інтересів член або члени Правління не повинні брати участі в прийнятті рішень Правління у відповідній сфері. Це правило не застосовується, якщо кількість таких членів становить половину або більше складу Правління.
7.5. У разі необхідності вирішення реального конфлікту інтересів за участі одного з членів Правління, це питання виноситься на засідання Правління. У разі неможливості вирішення питання Правлінням, робиться запит до Ревізійної комісії як нейтральної сторони.
7.6. У разі виявлення реального конфлікту інтересів, про який свідомо не було повідомлено Правління та/або Ревізійну комісію, члену Правління виноситься попередження.
7.7. Строк повідомлення про конфлікт інтересів становить не більше місяця з моменту пізнішої з двох подій: безпосереднього виникнення конфлікту або початку повноважень на посаді, яка передбачає повідомлення про конфлікти інтересів.
Використання розсилки Правління
ред.8.1. Офіційні листи, що адресовані Правлінню Організації, публікуються у розсилці Правління не пізніше трьох календарних днів з дати отримання.
8.2. Члени Правління протягом трьох робочих днів можуть вносити пропозиції щодо відповіді на лист.
8.3. Працівники та підрядники організації або, у разі неможливості це зробити ними, прес-секретар Організації протягом п'яти робочих днів від опублікування листа, що передбачає відповідь, направляє в розсилку Правління проєкт відповіді з урахуванням пропозицій, отриманих від членів Правління.
8.4. Члени Правління мають доводити до відома Правління та Ревізійної комісії про свої контакти з органами державної влади, якщо ці контакти здійснюються від імені Організації.