Вікіконференція 2017/Звіт
Описовий звіт
ред.(У цьому розділі має бути описано плановані речі, здійснені, отримані результати, висновки, пояснення відхилень від плану тощо)
- У гранті було заплановано: at least 70 visitors, of whom 20 first time attendees, захід було проведено у місті, де ще нема стабільної вікіспільноти, не дуже зручне транспортне сполучення. Відповідно, учасників було менше (46 учасників всього), з них 18 — вперше.
- Опитування заповнило 38 учасників (83%).
Фото, відео, аудіо, макети, презентації тощо
ред.Соцмережі, прес-анонси, дописи у блозі
ред.Опитувальні анкети
ред.- Реєстраційна анкета: Реєстрація на Вікіконференцію 2017
- Опитувальна анкета: Відгук на Вікіконференцію 2017 / Wikiconference 2017 Feedback
Підсумки пост-опитування
ред.
Фінансовий звіт
ред.- Планований бюджет: максимум 125000 грн. (~4500 доларів).
- Фінансовий звіт:
- Оренда приміщення: безкоштовно
- Комунальні послуги, прибирання: 1117 грн.
- Проживання (і сніданки у готелі): 38986 грн
- Кава-брейки (і обслуговування): 6196 грн.
- Харчування учасників: 22184 грн.
- Проїзд учасників: 21965,21 грн.
- Транспортування матеріалів, таксі тощо: 873 грн.
- Сувеніри (силіконові браслети, об'ємні наліпки, календарики на 2018): 3220,40 грн.
- Інші витрати (мобільний зв'язок, запрошення для іноземців поштою, канцтовари): 362,56 грн.
- Вечірня програма (Вікічетвер та теплохід): 3491 грн.
- Всього: 98396,17 грн.
Доставка здійснювалася Новою поштою, але з їхнього акту складно виділити, які саме позиції стосувалися Вікіконференції.
Також у рамках підготовки до цього заходу (і для майбутніх) придбали термопот (Рішення Правління №36/2017 від 10 серпня 2017), рюкзаки із логотипом Вікіпедії (Рішення Правління №39/2017 від 16 серпня 2017). До набору учасника також входили блокноти, які було виготовлено раніше (Рішення Правління №32/2017 від 11 липня 2017).
Список учасників
ред.Команда організаторів
ред.Постмортеми
ред.- Постмортем/Як організувати Вікіконференцію
- Відповіді на опитування були обов'язкові для учасників, які отримали стипендії (повні чи часткові), адже нам потрібен зворотній зв'язок. Однак, не всі учасники це зробили: Вікіконференція 2017/Учасники#Стипендії. Пропозиція на майбутні заходи: надаючи стипендію цим учасника, некомпенсовувати їм витрати до виконання зобов'язань.
- Також має бути дві опитувальні форми: одна має бути анонімна, із оцінками організації самого заходу, спікерів тощо. Інша має бути обов'язкова, з вказанням імені, де варто буде дізнаватися, що ця людина взяла із заходу, і які проєкти втілювала між конференціями (якщо отримувала стипендію від ВМУА раніше), а які планує після конференції. Щоб можна було оцінити обіцянки. Це щось на кшталт того, як Фонд вимагає звітів за стипендію на Вікіманію, наприклад.
- Було б бажано, щоб завершальна анкета була готова до завершення заходу — щоб люди могли її заповнити ще на заході (одразу після церемонії відкриття). Тоді можна буде заповнити і отримати компенсацію одразу.
- Є користувачі, яких варто занести у своєрідний «чорний список», або дуже уважно погоджуватися надавати їм стипендії, можливо для цього варто створити окремий закритий документ, який «передавати» наступним відповідальним за захід.
- Варто скласти постмортем для фотографів-волонтерів на такому заході. Як мінімум: вимагати завантажити групове фото одразу, щоб можна було у соцмережах використовувати.
- Для воркшопів треба організувати відеозапис, не тільки аудіозапис.
- Важливо, щоб у команді-організаторів були люди, які вже займалися організацією такого заходу, і можуть підказати що і до чого. Інакше — дуже складно.
Організаційні питання
ред.- Вирішення організаційних питань відбувалося у фб чаті та etherpad
Публікації у ЗМІ та партнерів
ред.Постконференційне: реалізовані чи розпочаті проекти
ред.- Віківишколи та заходи на Донеччині та Луганщині (7—9 жовтня 2017 року)
- «Пані у червоному»
- Вікі любить музику (червень 2018)
- …