Загальні збори №13/Звіт Ревізійної комісії

Загальні збори 2019: Реєстрація учасників • Стратегічна сесія (16 лютого, субота) • Звіт Організації (за 2019 рік) • Звіт Правління • Фінансовий звіт • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Місце проведення • Порядок денний і регламент • Протокол • Фото • etherpad: 16.02, 17.02

Ревізійна комісія констатує що між Загальними Зборами №12 що відбулись 25 грудня 2018 року та цими Загальними Зборами пройшло менше двох місяців, і цей час є недостатнім для повноцінної оцінки роботи діяльності Правління. Зокрема, цей звіт не містить аналізу фінансової діяльності Правління, оскільки оцінка за 2018 рік була дана на минулих Загальних Зборах, а оцінка 2019 року буде дана на наступних Загальних Зборах. Зважаючи на це, Ревізійна комісія підтверджує чинність всіх рекомендацій висловлених у звіті Ревізійної комісії на Загальних Зборах 25 грудня 2018 року, а також зазначає, що під час складання звіту Ревізійної комісії на наступних Загальних Зборах, Ревізійна комісія має враховувати звіти Ревізійної комісії як цього, так і попереднього року.

Аналіз роботи Правління

Правління організації дослухалось до рекомендації Ревізійної комісії призначити прес-секретаря.
Були проведені тренінги для тренерів в Києві та Харкові, які покращили навички волонтерів щодо проведення тренінгів із редагування Вікіпедії.
Було організовано та проведено на належному рівні Вікімарафон 2019.
Була організована стратегічна сесія, на якій розпочато процес розробки стратегії організації.
Ревізійна комісія просила Правління провести засідання ще в середині січня, але Правління проігнорувало це прохання і провело засідання лише за декілька днів до Загальних Зборів.
На минулих Загальних Зборах Ревізійна Комісія рекомендувала розробити та запровадити Правила етичної поведінки:

Ревізійна комісія відзначає, що протягом 2018 року збільшилась кількість та гострота конфліктних ситуацій онлайн та офлайн між членами Організації, оскільки в Організації відсутні політики етичної поведінки (політики дружнього простору) та санкції за її порушення. Також Ревізійна комісія констатує, що деякі проекти рішень, подані до Правління були поспішними та провокували загострення конфліктних ситуацій. Тому Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

розробити зміни до Статуту Організації, у яких відобразити засади політики етичної поведінки (політики дружнього простору);

розробити для затвердження Загальними зборами проекту політики етичної поведінки (політики дружнього простору), у якій слід відобразити санкції за її порушення, механізм їх застосування та орган Організації для апеляції на рішення про запровадження санкцій;

розробити документ для затвердження Загальними зборами, у якому дати визначення поняттю п. 4.7.2 щодо вчинення дій, які суперечать статутним завданням Організації або завдання шкоди репутації Організації та вказати перелік дій, за які особа може бути виключена з Організації;

визначити, що під час конфліктних ситуацій з членами Організації проекти рішення щодо цих членів можуть подавати лише члени Правління та Ревізійної комісії, окрім тих, які належать до однієї зі сторін конфлікту.

— зі звіту Ревізійної комісії 2018 року

Ревізійна комісія констатує що Правління не проявило жодної зацікавленості в реалізації цієї рекомендації.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним Зборам утворити ініціативну групу з розробки Правил етичної поведінки, обов'язковість дотримання яких має бути передбачена в Статуті, та нагадує що відповідно до пункту 7.2 Статуту Організації, ініціативна група повинна становити не менше, ніж 10 відсотків кількості членів Організації, тобто не менше 7 осіб.

Ревізійна комісія констатує що рекомендації Ревізійної комісії на минулих Загальних зборах щодо розробки змін до статуту про процес добровільного виходу члена Правління або Ревізійної комісії з їх складу, процес виключення члена Правління зі складу Правління та проведення кооптації, процедуру виходу з Організації та про надання визначення поняттю «осіб, які беруть участь в одному чи кількох проектах Вікімедіа» не були виконані та нагадує, що це необхідно зробити до наступних Загальних Зборів.

Ревізійна комісія відзначає, що протягом року активність членів Правління Булки Ю.А. та Комісаренка А.О. була достатньо низькою, зокрема вони рідко брали участь в засіданнях та голосуваннях за проекти рішень Правління Організації. При цьому Булка Ю.А. пропустив понад 2/3 засідань Правління та брав участь у голосуваннях після численних нагадувань. Комісаренко А.О. проявив незадовільну дисципліну з голосувань і пропустив більше 2/3 голосувань проектів рішень Правління, що є неприйнятним.
Враховуючи наведене вище Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

розробити зміни до Статуту Організації до чергових Загальних зборів, в яких має бути відображений процес добровільного виходу члена Правління або Ревізійної комісії зі складу Керівного органу Організації (але не більше половини від його складу)

розробити зміни до Статуту Організації до чергових Загальних зборів, в яких має бути відображений процес виключення члена Правління зі складу Правління та проведення кооптації у випадку, якщо член Правління протягом 6 місяців від часу обрання його на посаду на чергових або позачергових Загальних зборах пропустив понад 50% засідань Правління або не брав участі у голосуваннях понад 50% рішень Правління.

розробити проект процедури виходу з Організації для затвердження Загальними зборами, у яких визначити які форми подання заяв про вихід з Організації вважаються прийнятними, а також визначити часові рамки, за які керівні органи повинні звільнити заявників від обов'язків для можливості їх виходу відповідно до абзацу другого пункту 2 статті 5 Закону України «Про громадські об'єднання»

розробити проект документу для затвердження Загальними зборами, у якому дати визначення поняттю п. 4.1.2 щодо осіб, які «беруть участь в одному чи кількох проектах Вікімедіа» в кількісному або якісному, або кількісному і якісному показниках внеску до проектів Фонду Вікімедіа, а також інших формах внеску, із врахуванням думки Ревізійної комісії згідно із Звітом Ревізійної комісії від 24 грудня 2017 року, щодо кількісного показника внеску редагування у проектах Фонду Вікімедіа, під яким розуміти межу не менше у 100 редагувань у контентових просторах проектів Фонду Вікімедіа, а також під якісним показником внеску редагування у проектах Вікімедіа розуміти самостійне редагування проектів Фонду Вікімедіа, які відповідають загальним правилам і настановам щодо патрулювання.

— зі звіту Ревізійної комісії 2018 року

Ревізійна комісія повідомляє, що в організації наявні 14 осіб, які не сплатили членські внески за понад 1 рік.
Однак, існує неоднозначність трактування пункту 4.7 Статуту щодо того, що вважати «несплатою членських внесків більш ніж за один рік». А саме, чи є це 2 календарних роки (730 днів), або 1 рік + 1 день, або станом на 1 січня двох років, або станом на дні проведення двох Загальних Зборів? Ревізійна комісія звертається до Загальних Зборів з проханням дати тлумачення цьому положенню Статуту.
Ревізійна комісія констатує, що рекомендацію щодо призначення особи відповідальної за наповнення та комунікацію в соціальних мережах, не було виконано.

Ревізійна комісія рекомендує Загальним зборам зобов'язати Правління:

призначити відповідального зі складу Правління чи членів Організації (прес-секретаря, менеджерів проектів, які є членами Організації, тощо) за комунікацію в соціальних мережах та дотримання принципів наповнення соціальних мереж.

— зі звіту Ревізійної комісії 2018 року

Ревізійна комісія рекомендує Правлінню призначити таку особу, або покласти ці обов'язки на прес-секретаря.

Результати проведення інвентаризації майна Організації

Ревізійна комісія провела часткову інвентаризацію майна Організації, однак ще до остаточного завершення інвентаризації Ревізійна комісія виявила ряд недоліків у веденні обліку майна Організації. Зважаючи на це, Ревізійна комісія рекомендує Загальним Зборам зобов'язати Правління:

спільно із бухгалтеркою та Ревізійною комісією розробити процедури обліку майна Організації, процедури передачі майна в тимчасове використання для виконання цілей Організації членам Організації та волонтерам, а за потреби, третім особам.
розробити базу даних майна Організації, наприклад за допомогою СУБД MySQL, яку розмістити на сервері організації.
зробити фотографії найкоштовнішого та найзатребуванішого майна Організації, і приєднати ці фотографії до бази даних
виготовити наклейки для позначення майна Організації із вказанням на них інвентарного номеру, який також буде первинним ключем в базі даних, та наклеїти такі наклейки на все майно Організації, крім витратних матеріалів.
призначити відповідального чи відповідальних за облік майна Організації.

Також Ревізійна комісія рекомендує в подальшому при інвентаризації майна Організації, включати до інвентаризаційної комісії охочих членів організації, шляхом відкритого зголошення.

Загальні результати роботи Ревізійної комісії

Ревізійна комісія звертається до Загальних зборів:

затвердити Звіт Ревізійної комісії за період грудня 2018—лютого 2019 та визнати її роботу задовільною;
зобов'язати членів Ревізійної комісії поточної каденції за сприяння членів Ревізійної комісії наступної каденції завершити інвентаризацію майна Організації.