Загальні збори №16/Звіт Правління
Загальні збори 2021: Повідомлення • Тимчасовий порядок • Реєстрація учасників • Звіт Організації (за 2020 рік) • Звіт Правління • Фінансовий звіт • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Порядок денний і регламент (пропозиції) • Рішення • Протокол • Посібник з таємного голосування
Діяльність протягом періоду
ред.- Подано річний грантовий звіт (m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2020#Final report)
- Подано заявку та отримано грант від Фонду Вікімедіа на 2021 рік (m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2021) у сумі 118 085 доларів США
- Розроблено проєкт змін до Статуту.
- Укладено співпрацю з низкою нових партнерів, передусім Українським інститутом. Наслідком співпраці став конкурс Місяць культурної дипломатії України
- Продовжували співпрацю із Міністерством закордонних справ України, результатом якого стало проведення Місяця української дипломатії. В англійській Вікіпедії нарешті стаття про Київ була перейменована з «Kiev» на «Kyiv», що стало можливим завдяки поступовому переходу англомовних видань по всьому світу на нову форму написання, яке лобіювало МЗС, а наша Організація консультувала міністерство з цього питання.
- Взято участь у обговоренні та підписанні відкритого листа до Фонду Вікімедіа з закликом припинити процедуру перейменування руху Вікімедіа на рух Вікіпедія (m:COLOR)
- Взято участь у регулярних зустрічах стратегічної мережі афілійованих організацій Вікімедіа (m:SWAN), участь у регіональному стратегування Центрально- та Східноєвропейського регіону для формування регіонального хабу (CEE Hub)
- Відбувалися засідання Правління, на більшості засідань була стовідсоткова явка членів Правління
- Орендовано додаткове офісне приміщення з метою забезпечення схоронності та організації кращого обліку майна Організації
- Прийнято 28 рішень Правління, зокрема, затверджено Регламент роботи Правління та Порядок організації публічних заходів під час пандемії коронавірусної хвороби 2019
- Створено архів розсилки Правління
Прийнято/виключено членів
ред.За період поточної каденції Правління з Організації вийшла 1 членкиня, членство 1 членкині припинено (за підпунктом 2) п. 4.7 Статуту), в Організацію було прийнято 4 нових членів, і кількість складає 69 членів. Двом кандидатам на вступ було відмовлено у вступі (пропозиції не набрали необхідної кількості голосів). Також перед Загальними зборами завершилось публічне обговорення заявки про вступ ще одного кандидата на вступ до Організації.
На час карантину було призупинено процес припинення членства за несплату членських внесків, зокрема, через пов’язані з карантином труднощі (втрата доходу, вимушена самоізоляція через групу ризику абощо).
Юридичні питання
ред.- Було повідомлено Фонд Вікімедіа про виявлену нами ГО «Вікіпедія Україна», яка вдає, що веде діяльність, збираючи кошти з незаконним використовуючи для цього зареєстровану торгову марку Фонду Вікімедіа. Правління консультувало юристів, яких найняв Фонд Вікімедіа представляти їхні законні інтереси
- Згадана ГО «Вікіпедія Україна» подала на нашу Організацію до суду за нібито порушення у пості https://blog.wikimedia.org.ua/2020/07/24/comment/ честі, гідності та недоторканності ділової репутації їх організації. Правлінням було найнято адвокатів для захисту наших законних інтересів, наразі судова тяганина триває — наша Організація подала відзив та докази на судовому засіданні в лютому та чекає на наступне судове засідання, наразі призначене на березень.
- У контексті обох справ, Правління стежило за інформацією у ЗМІ та зверталось до видань, що стали жертвами дезінформації, виправити відповідні матеріали
Координація працівників і підрядників
ред.- Підсумок
Правління здійснювало координацію поточних працівників та підрядників, а також наглядало за процесом пошуку нових працівників та підрядників — як замін на наявні позиції (комунікаційна менеджерка, менеджерка проектів), так і створення нових позицій (менеджерка проєкту міжнародного «Вікі любить Землю»). У рамках планування на 2021 рік уточнено організаційну структуру працівників та підрядників і введено нову позицію, яка буде заповнена у березні.
- Деталі
За період каденції поточного Правління завершено розподіл роботи між менеджером проектів/координатором програм та комунікаційною менеджеркою — процес, початий за попередньої каденції. Завдяки цьому вдосконалено комунікаційні процеси, покращено висвітлення організації та її проєктів у медіа та соціальних мережах.
У травні-червні почато співпрацю із новою комунікаційною менеджеркою — Анастасією Івашиною. У рамках конкурсу на зайняття цієї позиції було проведено 11 співбесід. На початку березня 2020 року було почато співпрацю із менеджеркою проєкту міжнародного конкурсу «Вікі любить Землю»; цю позицію обійняла Анастасія Петрова. У рамках конкурсу на зайняття цієї позиції проведено 6 співбесід. Запровадження цієї ролі дозволило покращити ефективність проєкту, що було високо оцінено національними організаторами.
У серпні пройшов конкурс на тимчасову позицію додаткового менеджера проєктів (до січня-лютого 2021 року) у зв’язку із тимчасовим перебування поточного менеджера проєктів Антона Процюка за межами України. Позицію зайняла Анна Хроболова. У рамках конкурсу проведено 2 співбесіди.
У рамках планування на 2021 рік уточнено організаційну структуру працівників та підрядників. Зокрема, позиція менеджера проєктів змінилася на позицію координатора програм, а також введено нову позицію менеджера освітніх та культурних програм.
Робота бухгалтерки, офіс-менеджерки та менеджера із адвокації залишилася загалом без змін.
Практично координація роботи працівників та підрядників здійснювалася шляхом регулярних дзвінків із головою та заступниками голови Правління, а також, за потреби, відповідальними за напрям. Усі працівники та підрядники використовували для обліку поточних завдань інструменти Google Suite; деякі підрядники додатково використовували Trello.
Питання, що досі потребують вирішення
ред.- Правління не обрало та не встановило систему для онлайн-оплати за допомогою якої можна простіше отримувати пожертви та сплачувати членські внески, ніж переказом за реквізитами
- Розроблено Регламент роботи Правління, який містить політики щодо конфліктів інтересів, однак декларації повідомлення про потенційні та реальні конфлікти інтересів ще не запроваджені.
- Не завершено відбір на позицію менеджера освітніх та культурних програм. Проведено перші два тури відбору: проаналізовано заявки та резюме; а також перевірено письмові завдання. Наступний етап — усні співбесіди з кандидатами — відбудеться вже після Загальних зборів.