Вікімедіа Україна

Загальні збори №17/Звіт Ревізійної комісії

< Загальні збори №17

Загальні збори 2024: Повідомлення • Тимчасовий порядок • Реєстрація учасників • Звіти Організації та Правління • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Порядок денний і регламент • Рішення • Фото • Посібник з таємного голосування

Перевірка фінансової діяльності

ред.

Для перевірки використовувались щомісячні банківські виписки, річні фінансові звіти. Банківські виписки у 2021—2023 роках надавались засвідчені печаткою банку в оригіналі.

2021

ред.

Активи Організації станом на 1 січня 2021 року:

  • UAH 94 259,84
  • USD 84 053,96

Активи Організації станом на 31 грудня 2021 року:

  • UAH 110 327,76
  • USD 12 426,46

Надходження на рахунки Організації

  • UAH — 16 064,57 членські та благодійні внески
  • USD — 40 015,63 друга частина гранту на 2021 рік

Деталізація витрат за проектами (найбільшими) у грн: За даними фінзвітів проектів:

2022

ред.

Активи Організації станом на 1 січня 2022 року:

  • UAH 110 327,76
  • USD 12 426,46

Активи Організації станом на 31 грудня 2022 року:

  • UAH 160 541,52
  • USD 12 976,46

Надходження на рахунки Організації

  • UAH — 14 281,63 членські та благодійні внески
  • USD — 102 229,24 грант на 2022 рік

Деталізація витрат за проектами (найбільшими) у грн: За даними фінзвітів проектів:

2023

ред.

Активи Організації станом на 1 січня 2023 року:

  • UAH 160 541,52
  • USD 12 976,46

Активи Організації станом на 31 грудня 2023 року:

  • UAH 132 933
  • USD 37 026,46

Надходження на рахунки Організації

  • UAH — 7 880,67 членські та благодійні внески
  • USD — 139 800,65 грант на 2023 рік

Деталізація витрат за проектами (найбільшими) у грн: За даними фінзвітів проектів:

Ревізійною комісією було проведено два детальних аудита проєктів, а саме Вікі любить Землю 2020/Звіт та Конкурс наукових зображень/Звіт 2022. В результаті перевірки встановлено, що всі витрати мають підтверджуючі документи (чеки, видаткові накладні, рахунки) та оформлені належним чином. Витрати на проєкт здійснювались як безпосередньо з рахунку організації (купівля сувенірів), так і через підрядника. Також ревізійною комісією були перевірені всі діючі договори, укладені організацією, всі оригінали є в наявності, представлені первинні документи на придбання товарів та послуг.

У 2021 році був укладений договір про оренду додаткового офісного приміщення, відповідні документи наявні. Всі витрати на конкурси затверджуються організаційними комітетами та схвлюються керівниками за напрямками, про що свідчать документи.

Аналіз роботи Правління у 2021 році

ред.
  • Рішення, що приймались Правлінням протягом 2021 року знаходились в компетенції Правління та не суперечили Статуту організації.
  • Було проведено конкурс на заміщення вакансії менеджера з комунікацій, за результатами конкурсного відбору було обрано Віталія Петрушко.
  • Було проведено конкурс на заміщення вакансії менеджерки освітніх та культурних програм, за результатами було обрано Ганну Осадчук.
  • Було проведено конкурс на заміщення вакансії офіс-менеджерки організації, за результатами конкурсного відбору було обрано Оксану Родікову.
  • Також, було проведено конкурс на посаду менеджерки проєкту міжнародного конкурсу «Вікі любить Землю», за результатами конкурсного відбору було обрано Марію Карабин.
  • Ревізійна комісія відзначає, що щомісячні звіти організації були представлені своєчасно та в повному обсязі.
  • У ситуації з Вікібізнесом і ГО Вікіпедія Україна виграла судову справу та наразі укладені договори з юристами на завершення справи в частині фінансів.
  • Ситуація щодо зобов'язання, які взяли на себе члени Правління під час обговорення вступу до лав ГО Вікімедіа Україна Євгена Букета у 2020 році. Наразі ГО ТРУВікі ліквідована.
  • За календарний 2021 рік прийнято 32 рішення Правління.

Аналіз роботи Правління у 2022 році

ред.
  • Подано річний грантовий звіт за попередній рік (m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2021#Final report).
  • Отримано фінансування від Фонду Вікімедіа на 2022 рік у межах гранту за програмою «General Support Fund» на 2022—2023 роки.
  • Було підписано грантову угоду із Фондом Вікімедіа та Договір на розробку та впровадження масового відкритого онлайн-курсу із Товариством із обмеженою відповідальністю «Прометеус Плюс» для втілення програми «Вікіпедія у класі» (Reading Wikipedia in the Classroom) у 2022 році.
  • На початку року зміни до Порядку організації публічних заходів під час пандемії коронавірусної хвороби 2019, його викладено в новій редакції. У червні 2022 року, у зв’язку зі скасуванням обмежень з боку Фонду Вікімедіа, окремий порядок організації було скасовано і було прийнято, що публічні офлайн-заходи, що проводяться за підтримки громадської організації «Вікімедіа Україна», повинні дотримуватися лише карантинних заходів для боротьби з COVID-19, установлених Кабінетом міністрів України та іншими органами державної влади України.
  • Велася підготовка до Загальних зборів, запланованих на 27 лютого 2022 року, але у зв’язку з повномасштабним вторгненням прийнято рішення перенести Загальні збори Організації. Плановою датою проведення Загальних зборів Організації визначено третю неділю після дня завершення дії воєнного стану в Україні.
  • У жовтні 2022 року було проведене додаткове опитування членів Організації щодо доцільності проведення Загальних зборів Організації в умовах воєнного стану. Більшість членів Організації проголосувало проти проведення Загальних зборів Організації через безпекові ризики, можливі блекаути та регулярні віялові відключення електроенергії.
  • Подано заяву на вступ до об'єднання «Вікімедіа Європа» («Вікі Європа»; «Wikimedia Europe», «Wiki Europe»).
  • Взято участь у регулярних зустрічах стратегічної мережі афілійованих організацій Вікімедіа (m:SWAN), участь у регіональному стратегування Центрально- та Східноєвропейського регіону для формування регіонального хабу (CEE Hub).
  • Затверджено стратегічний план ГО «Вікімедіа Україна» на 2023 рік та план проєктів і програм ГО «Вікімедіа Україна», запланованих до реалізації у 2023 році.
  • Відбувалися засідання Правління, на більшості засідань була стовідсоткова явка членів Правління.
  • Орендовано нові офісні приміщення у зв’язку із тим, що попередній орендар втратив можливість здавати офісні приміщення під час повномасштабної війни.
  • Прийнято 17 рішень Правління.

Аналіз роботи Правління у 2023 році

ред.
  • Успішно отримано грант від Фонду Вікімедіа на діяльність у 2024—2026 роках, перший в історії організації грант на три роки.
  • Успішно отримано грант від Шведського інституту на пілотний проєкт Heritage Guard Network, перший суттєвий грант від невікімедійної організації в історії «Вікімедіа Україна».
  • Склад Правління був оновлений: Наталія Ластовець (EleNte) вийшла зі складу Правління за власним бажанням у жовтні 2023 року, і був організований процес кооптації нового члена Правління їй на заміну. За результатами публічного зголошення й обговорення серед членів Організації у грудні 2023 року до Правління увійшов Олексій Болдирєв (BruneiWMUA).
  • Розглядалася потреба у проведенні Загальних зборів членів організації. У травні—червні 2023 року було проведене опитування для членів ГО «Вікімедіа Україна», однією з цілей якого було визначити можливість проведення Загальних зборів в умовах воєнного стану. Опитування не показало запиту на проведення зборів серед більшості членів організації, і показало, що значній частині навіть активних зараз членів було б складно долучитися до потенційних зборів у поточних умовах. За результатами опитування вирішено зборів на час воєнного стану у 2023 році не проводити.
  • Розвивалася співпраця з іншими організаціями вікімедійного руху, зокрема:
    • «Вікімедіа Україна» є членом-засновником об'єднання «Вікімедіа Європа», процес формування якого завершився у 2023 році,
    • «Вікімедіа Україна» долучалася до розвитку ініціативи Wikimedia CEE Hub для співпраці у межах регіону Центрально-Східної Європи.
  • Проведено процес планування 2024 року, як результат затверджено стратегічний план та план проєктів і програм на 2024 рік (зокрема календарний план).

Загалом прийнято 13 рішень Правління, відбулося чотири онлайн-засідання Правління.

Аналіз діяльності організації у 2021—2023 роках

ред.
  • Ревізійна комісія нагадує про членів організації, які не сплачували членські внески протягом двох років поспіль. Через повномасштабне вторгнення росії в Україну, прийнято рішення не виключати людей з організації за несплату членських внесків.
  • У 2021 році вперше було проведено на гідному рівні в гібридному форматі офлайново-онлайнову Вікіконференцію в трьох містах Турбові, Києві та Харкові.
  • Вперше був проведений Вікіфорум з дотриманням карантинних вимог офлайн в місті Києві.
  • Вперше був проведений на високому рівні Вікі-хакатон.
  • У 2022 та 2023 роках були гідно проведені Вікіконференції у вкрай несприятливих умовах.
  • Правління, працівники та підрядники гідно виконують свої обов'язки під час Повномасштабного вторгнення росії в Україну. Робота організація продовжувалася навіть в найбільш важкі моменти початку вторгнення.
  • Важливою акцією стала підтримка членів організації, які потрапили у скрутне становище через збройну агресію росії.

Моніторинг рекомендацій Ревізійних комісій та Загальних зборів попередніх років.

ред.
  • Правління не обрало та не встановило систему для онлайн-оплати за допомогою якої можна простіше отримувати пожертви та сплачувати членські внески, ніж переказом за реквізитами.
  • Розроблено Регламент роботи Правління, який містить політики щодо конфліктів інтересів, однак декларації повідомлення про потенційні та реальні конфлікти інтересів ще не запроваджені.
  • Ревізійна комісія нагадує, що в Статуті досі не прописаний механізм виходу з Правління та Ревізійної комісії. Члени цих органів, щоб їх залишити, мають вийти з Організації.

Інвентаризація майна

ред.

Ревізійною комісією проведена детальна інвентаризація майна, за результатами якої був складений акт інвентаризації (оригінал наявний в офісі ГО). В переліку зазначені всі матеріально-технічні цінності з описом, інвентарними номерами та фото-звітом цінних речей та оргтехніки, також зазначена вартість та кількість одиниць сувенірної продукції.

Пропозиції з поліпшення діяльності організації

ред.
  • Ревізійна комісія хоче відзначити високий рівень налагодженої комунікації та ведення ділової документації на рівні правління та власне координації роботи працівників та підрядників, яка ведеться в електронному форматі — через Google Sheets та/або Trello. Також ведеться облік завдань за конкретними проєктами, залежно від проєкту — Trello, Google Sheets, Google Docs, Etherpad тощо.

Ревізійна комісія рекомендує активізувати роботу ГО шляхом:

  • регулярних зустрічей комунікаційної команди з волонтерами;
  • нерегулярних зустрічей працівників та підрядників із головою та заступниками голови Правління, прес-секретаркою, іншими волонтерами;
  • зустрічей організаційних комітетів, які організовували та відвідували відповідні працівники та підрядники;
  • Ревізійна комісія вказує на необхідність розробити єдине положення, де будуть чітко описані безпекові норми для усіх подій організації.

Загальні результати роботи Ревізійної комісії

ред.

Члени Ревізійної комісії здійснювали протягом своєї каденції таку роботу:

  • висловлювали зауваження до проектів Рішень Правління у разі суперечностей;
  • брали участь у засіданнях Правління;
  • проводили загальний фінансовий моніторинг щодо економічної обґрунтованості витрат Організації;
  • розглядали звернення до Ревізійної комісії.

Звернення до Ревізійної комісії

ред.
  1. Звернення №2021/4 члена організації Arxivist, щодо відповіді правління на лист Affiliations Committee, щодо юзергрупи “Вікімедійці Хмельницького” в питанні афіліації. Було проведено відкрите засідання, де крім членів організації брали участь представники Affiliations Committee та юзергрупи “Вікімедійці Хмельницького”. Була розв'язана конфліктна ситуація, яка виникла внаслідок непорозуміння та відсутності налагодженої комунікації між сторонами конфлікту. Окремо Ревізійна комісія надала відповіді на список з 14 питань члена організації Arxivist стосовної цієї ситуації і які пояснюють роботу організації.
  2. Звернення члена організації Анатолія Гончарова, щодо помилкового надсилання йому в межах акції «Згущівка поштою» не вареної згущівки замість вареної. Ревізійна комісія вирішила не проводити «службове розслідування і покарати винних», як хотів автор звернення, оскільки питання було оперативно улагоджено.
  3. Звернення члена організації Сергія Петрова, щодо проведення 24 серпня 2024 року офлайн-зустрічі у Харкові у межах Конференції для Освітян. Ревізійна комісія розглянула ситуацію і наголосила про відсутність у організації чітких безпекових норм для усіх подій, як і немає одного документу, де ці вимоги були прописані. Відповідна пропозиція була додана до звіту Ревізійної комісії.

Ревізійна комісія звертається до Загальних зборів:

  1. затвердити Звіт Ревізійної комісії за період з січня 2021 року по грудень 2023 року та визнати її роботу задовільною.
Отримано з https://ua.wikimedia.org/w/index.php?title=Загальні_збори_№17/Звіт_Ревізійної_комісії&oldid=85487